Tipp KW 01 – 2018

Risiken im Projekt frühzeitig einplanen und beherrschen

In jedem anstehenden Projekt gibt es viele Faktoren, die Einflüsse auf den Erfolg oder Misserfolg haben.
Ein nicht zu unterschätzender Teil einer Projektdurchführung ist das sogenannte
Risikomanagement, das sich mit der Identifizierung, Analyse und Beherrschung von Risiken, sowie deren Auswirkungen über den gesamten Projektzyklus hinweg befasst.
Unterscheiden sollte man auf der einen Seite zwischen Risiken, die man im Vorfeld oder im Verlauf des Projektes erkennen und analysieren kann, damit man die Konsequenzen auf die Projektziele aufzeigen und Gegenmaßnahmen planen kann und auf der anderen Seite von Problemen, die ein Ereignis darstellen, das bereits eingetreten ist und negative Auswirkungen auf das Projektziel hat.
Diese Probleme müssen zwar behandelt werden, gehören aber nicht ins Risikomanagement, da sie nicht im Vorfeld erkannt und eingeplant wurden.

An einem Beispiel möchte ich die richtige Umgangsweise mit Risiken erläutern:

Sie haben innerhalb eines Organisationsprojekts beschlossen, ein Contact Center von A nach B umzuziehen. Als mögliches Risiko umschreiben sie „Der Umzug des Centers könnte zum Risiko werden“.
Irgendwie weiß jeder, was damit gemeint ist, aber die Beschreibung ist falsch und irreführend.
Der Umzug an sich ist ja kein Risiko, sondern eine bereits beschlossene Sache. Damit ist der Umzug ein Fakt.
Es können aber noch weitere Unsicherheiten aufgrund dieser Ursache existieren, und zwar solche, die die Ziele des Projektes beeinflussen können. Das sind die Risiken.

Unsicherheiten beträfen z.B. die Mitarbeiter. Wie werden sich diese verhalten und was wäre, wenn wie mehr Mitarbeiter verlieren würden als gedacht?

Somit besteht die Beschreibung eines Risikos aus drei Teilen:

• Die Ursache bzw. der Grund ist meistens oder sehr sicher vorhanden und hat eine Eintrittswahrscheinlichkeit von 100%.

• Die Unsicherheit auf die Ziele. Diese Unsicherheit hat keinesfalls eine Eintrittswahrscheinlichkeit von 100%, sonst wäre es ja nicht unsicher.

• Die Auswirkungen auf die Ziele. Was passiert, wenn die Unsicherheit eintritt.

Richtig müsste also die Risikobeschreibung lauten:

Weil wir viele Mitarbeiter mit familiären Bindungen haben und der Umzug beschlossene Sache ist, könnte es sein, dass wir wichtige Schlüsselpersonen verlieren, weil die entsprechenden Mitarbeiter möglicherweise nicht mitziehen werden und somit eine „Unsicherheit“ entsteht.
Damit wären aber die Zeitvorgaben für den geplanten Go-Live-Termin nicht mehr zu halten, wir müssten zusätzlich Personal rekrutieren und hätten Auswirkungen auf die Ziele.

Wenn wir im Vorfeld die möglichen Risiken detailliert aufzeigen, ist es möglich, entsprechende Bewältigungsmaßnahmen zu planen und eventuelle Auswirkungen auf die Erreichung der Projektziele aufzuzeigen.

Aber wie könnte eine Planung zur Risikobewältigung aussehen?

Hierzu möchte ich ihnen einige Kernpunkte aufzeigen:

• Die Risikobewältigungsplanung muss angemessen sein, das heißt, Aufwand und Nutzen müssen in vernünftiger Relation zueinanderstehen.
• Sie benötigen eine Antwortstrategie. Heißt, dass sie das Risiko im Kreis der Verantwortlichen diskutieren und eine Entscheidung über eine mögliche Strategie herbeiführen. Die Entscheidung könnte sein, dass Sie das Risiko vermeiden möchten, versuchen, es nur zu vermindern oder treffen sogar die Entscheidung, es zu akzeptieren und mit dem Risiko zu leben.
• Alle relevanten Stakeholder müssen einbezogen werden und mit in die Antwortstrategie einbezogen werden.
• Strategien werden regelmäßig anhand des Projektverlaufes bewertet und ggf. angepasst.

Innerhalb eines Projektzeitraumes kann sich am Verlauf und dem wahrscheinlichen Eintreffen der Risiken so viel ändern, dass eine regelmäßige Überwachung und eine sich daraus resultierende Steuerung sehr wichtig für den Projekterfolg ist.

Folgende Fragestellung ist daher sehr sinnvoll:

• Sind die Maßnahmen wie geplant umgesetzt worden?
• Wie wirkungsvoll waren die Maßnahmen?
• Sind die Projektannahmen noch gültig?
• Sind Risikoauslöser eingetreten?
• Gibt es neue Risiken oder fallen sogar welche weg?
• Sind die definierten Strategien noch angemessen?

Risiken und definierte Maßnahmen müssen regelmäßig überprüft werden.
Nehmen Sie die Risiken als einen wichtigen Tagesordnungspunkt in ihre Projektteambesprechungen auf, diskutieren Sie darüber und bewerten Sie die Risiken und deren Maßnahmen aufgrund des bisherigen Projektverlaufes neu.

– Udo Ociepka (Berater)
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