Tipp KW 06 – 2018

Aufgaben- bzw. Zeitmanagement bei Team- & Projektleitern

In den vorigen Tipps zum Thema Führung ging es immer um das „Wie“ führe ich. Nicht aber um die Frage welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um diese Aufgaben so umzusetzen. Hieran möchte ich heute anknüpfen und das Thema Zeitmanagement näher beleuchten.

Jeder hat schon mal den Satz gehört „wer führen will, muss frei von Arbeit sein“, so einfach ist es natürlich nicht. Wir alle haben Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Regeltermine und vieles dergleichen mehr. Aber wieviel Arbeit ist neben der Führung der eigenen Mitarbeiter möglich und sinnvoll?

Hier kommt es natürlich darauf an, wie groß das Team ist, was für Aufgaben die Mitarbeiter haben, wie erfahren Sie und ihr Team sind und welche prozessualen Schritte über Sie abgebildet werden müssen. Wie so häufig empfiehlt sich als erstes eine Bestandsaufnahme: Schreiben Sie Tagespläne.

Nutzen Sie die letzten 10 Minuten Ihres Tages, um den nächsten Arbeitstag zu planen. Nutzen Sie hierfür am besten ein Excelsheet mit „Intervall-Einteilung“, dass etwa so aussehen könnte:

 

Intervall Aufgabe Plan Zeitansatz Tatsächliche Tätigkeit Änderung veranlasst durch
8:00 – 8:30 z.B. Daten-auswertung MA 30 Minuten
8:30 – 9:00 Performance Cycle 30 Minuten Umplanung MA wegen Schulung Projektleiter
9:00 – 9:30 Coaching Claus Müller 30 Minuten Performance Cycle Eigene Veranlassung
9:30 – 10:00 Eigentelefonie 30 Minuten

Vergessen Sie bitte nicht, auch hier schon ausreichend Puffer für etwaige Störungen einzuplanen. Ich rate mindestens 25% der Arbeitszeit nicht fix zu verplanen. Sie werden überrascht sein, wie viele Aufgaben Sie „mal eben“ oder „zwischendurch“ zusätzlich auf den Tisch bekommen.

Nach 2-3 Wochen ergibt sich ein recht valides Bild, mit dem Sie jetzt arbeiten können. Clustern Sie die Aufgaben jetzt nach:

1. „Vorbereitung zur Arbeit am Mitarbeiter“
2. „Arbeit am Mitarbeiter“
3. „Administrative Aufgaben“
4. „unwichtige Dinge“

Das daraus resultierende Ergebnis gibt einen Überblick über die Möglichkeiten, die Sie haben, aber auch über das Nutzen dieser Möglichkeiten. Mit den gesammelten Ergebnissen lässt sich jetzt folgendes machen:

  • Besprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, wieviel Zeit Sie effektiv „am Mitarbeiter“ verbringen sollen / müssen
  • Überprüfen Sie die Lage der Timeslots für Unterbrechungen und passen diese evtl. an
  • Benutzen Sie Ihren Zeitplan, um aufzuzeigen, was bei unerwarteten Aufgaben liegen bleiben wird
  • Überprüfen Sie von Woche zu Woche, ob Sie sich genug Zeit für Ihre Mitarbeiter nehmen
  • Überprüfen Sie Ihre Meeting-Agenda – Muss jedes Meeting sein und/oder müssen Sie wirklich in jedem dabei sein
  • Überprüfen Sie die Sinnhaftigkeit administrativer Aufgaben
  • Besprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, welche Tätigkeiten evtl. delegiert werden können oder ganz aufgegeben werden
  • Streichen Sie alle unwichtigen Aufgaben
  • Planen Sie Ihre Zeit effektiver

Jetzt ist der erste Schritt getan. Sie wissen wieviel Arbeit neben dem Führen von Mitarbeitern notwendig ist und wieviel Zeit Sie täglich für „Störungen“ verplanen müssen. Daraus ergibt sich direkt die Zeit, die Sie per Tag / Woche / Monat für Ihre Mitarbeiter haben. Jetzt geht es darum, diese Zeit effektiv zu planen und zu nutzen.

Ziehen Sie sich so wenig wie möglich auf Arbeitsplätze außerhalb der „Team-Area“ zurück. Aus meiner Sicht ist das nur beim Bearbeiten von schützenswerten Daten oder bei hochkomplexen Aufgaben notwendig, bei denen es sehr hoher Konzentration bedarf.

Blocken Sie feste Termine für Ihre Mitarbeiter, wie zum Beispiel Montagmorgen 30 Minuten Performance Cycle oder der Besprechung neuer Zielvereinbarungen (incl. Smalltalk über das Wochenende), Mittwochnachmittag 30 Minuten Zwischenergebnisse zu den Zielen oder Freitag 30 Minuten um über das kommende Wochenende zu sprechen (privat und dienstlich). Hierzu brauchen Sie keine Meetings planen oder Termine einstellen, das wäre zu förmlich. Halten Sie diese Termine trotzdem so genau wie möglich ein. Seien Sie ein verlässlicher Partner.

Seien Sie pünktlich und zuverlässig, egal ob bei Meetings, Telefonkonferenzen oder ähnlichem. Neben dem Zeigen der fehlenden Wertschätzung werden durch Unpünktlichkeit auch wertvolle zeitliche Ressourcen vergeudet. Überlegen Sie mal, wieviel Zeit Sie schon in Warteschleifen zu Telefonkonferenzen verbracht haben, weil ein Teilnehmer zu spät kam.

Verstecken Sie sich nicht hinter Excel. Häufig glauben wir, dass wir mit noch einer detaillierteren Auswertung mehr etwas bewegen können. Wenn wir allerdings alle notwendigen Informationen haben, verhindert das Auswerten ganz im Gegenteil die Umsetzung. Also lieber handeln und mit den Mitarbeitern reden.

Nutzen Sie den Tagesplan als Hilfsmittel zum planen, zum „Nein“ sagen bei Störungen aber auch, um Ihr tun regelmäßig zu hinterfragen und auch, um mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten ins Gespräch zu kommen.

Denn das Wichtigste ist: Nutzen Sie jede Möglichkeit sowie die Zeit, die Sie haben, mit und für Ihre Mitarbeiter. Entwickeln Sie Ihr Team weiter und wachsen Sie mit dem Team.

– Mirko Hüsken (Berater)
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