Tipp KW 07-2014

Risiken in Projekten bereits in der Projektplanung berücksichtigen

Einer der häufigsten Fehler bei der Planung von Projekten ist das Vernachlässigen von Projektrisiken. Erfahrene Projektmanager kennen die Tücken eines Projekts und schließen sie zwar in ihre Planung ein, doch oft ohne diese mit den Projektbeteiligten zu besprechen. Bedachte Gegenmaßnahmen zielen somit meistens auf die Entwicklung eines „Plan B“. Das Risiko bleibt trotzdem bestehen. Neulinge auf dem Gebiet des Projektmanagements sind sich der möglichen Probleme in ihren Vorhaben erst gar nicht bewusst.

Eine einfache, jedoch sehr wirkungsvolle Vorgehensweise bei der Berücksichtigung von Projektrisiken stellt die prozessorientierte Betrachtung von potenziellen Gefahren dar. Nachdem der Projektmanager die relevanten Arbeitspakete identifiziert und diese in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht hat, kann die Risikoanalyse beginnen.

Diese besteht aus 3 Schritten:

1. Prozessschritte auf mögliche Risiken hin untersuchen.
2. Die wichtigsten Probleme pro Prozessschritt formulieren und aufschreiben.
3. Für jedes erkannte mögliche Problem Gegenmaßnahmen entwickeln und entsprechend ihrer Umsetzbarkeit priorisieren.

Bei der Risikobetrachtung der einzelnen Arbeitspakete macht es Sinn, die an der Umsetzung des Arbeitspaketes beteiligten Personen an der Diskussion teilhaben zu lassen. So kann man sicherstellen, dass das Einbeziehen der unterschiedlichen Perspektiven ein realistisches Ergebnis der Analyse liefert. Typische Fragen während dieses Schritts sind: “Welche Probleme können auftauchen, welche Auswirkungen haben sie und wie wahrscheinlich ist es, dass sie auftreten?“
Stehen die möglichen Risiken pro Prozessschritt fest, sollten diese ausformuliert und aufgeschrieben werden. Die Visualisierung der potenziellen Probleme trägt so enorm zur Erleichterung der weiteren Bearbeitung bei.

Das nun folgende Vorgehen zielt auf die Entwicklung von Gegenmaßnahmen für jedes Risiko ab. Dabei lassen sich reaktive Maßnahmen von proaktiven Maßnahmen unterscheiden. Reaktive Gegenmaßnahmen verstehen sich als „Notfallplan“ und kommen dann zum Einsatz, wenn ein Risiko sich nicht hundertprozentig ausschließen lässt, wie z.B. der Ausfall von Mitarbeitern durch Krankheit oder Unfall.

Durch eine proaktive Maßnahme soll ein Risiko schon im Vorfeld vermieden werden, in dem sie z.B. Sicherheitschecks oder Überprüfungen vorsieht. Bei diesem Schritt kommt es vor, dass der Projektablauf überarbeitet werden muss und zusätzliche Prüfschritte in den Projektplan Einzug finden.
Grundsätzlich hat es sich als hilfreich erwiesen, mehrere Gegenmaßnahmen zu erarbeiten und im Anschluss daran diese auf ihre Machbarkeit und Effizienz hin zu bewerten und entsprechend auszuwählen.

Mit dem hier beschriebenen Verfahren reduzieren Projektmanager auf nachvollziehbare und effektive Art und Weise negative Auswirkungen von Projektrisiken und kommen somit der erfolgreichen Realisierung ihres Projektes ein entscheidendes Stück näher.

– Jasmin Majetic (Berater)
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