Tipp KW 09 – 2016

To BI or not to BI – Wunderwaffe Business Intelligence?

In vielen Unternehmen schwebt als Heilsbringer für alle Probleme des Unternehmensreportings der Begriff BI (Business Intelligence) im Raum. Was aber bedeutet Business Intelligence überhaupt allgemein und eine Einführung im Unternehmen im Besonderen? Darauf soll in diesem Tipp der Woche eingegangen werden.

Business Intelligence bezeichnet grundsätzlich Verfahren und Prozesse zur systematischen Analyse von Daten in elektronischer Form. Ziel ist es dabei, durch die Analysen Erkenntnisse zu gewinnen, die bessere strategische oder operative Entscheidungen ermöglichen. In der Praxis beschränkt sich dies aber meist auf die größtmögliche Automatisierung des Berichtwesens und das Controlling.

In der Regel sind die Reportings in den Unternehmen in Excel, teils in Access oder selbstentwickelten Websites mit Hilfe von PHP oder anderen Programmiersprachen umgesetzt. Dabei gibt es die verschiedensten Ausprägungen der Bereitstellung von Quelldaten vom Abtippen aus Systemen, per „copy and paste“, als Lieferung per CSV bis hin zur Einbindung von externen Datenquellen in Excel. Dabei erzeugen diese Reports bei jeder Erstellung einen Aufwand, es können Fehler passieren und je nach Komplexität bestehen bei Fehlern und geplanten Modifikationen häufig Abhängigkeiten zu einzelnen Personen.

Einen großen Teil der geschilderten Probleme kann mit dem Einsatz einer BI-Lösung behoben werden. Sind die Daten erst einmal auf stabiler und plausibler Basis mit regelmäßiger Lieferung in einer entsprechenden Datenbank, so können nach der systematischen Aufarbeitung mit einfachen grafischen Oberflächen für den Endanwender jederzeit und auf verschiedensten Aggregationsebenen Dashboards oder in Excel weiterverarbeitbare Reportings abgerufen werden. Dies bildet einen deutlichen Mehrwert, da nicht mehr für jede Erstellung ein Aufwand entsteht und neue Reports einfach auf bestehenden Daten erstellt werden können. Zusätzlich sind solche Systeme sehr gut dazu geeignet, Daten auch aus mehreren Quellsystemen in einer Gesamtsicht zu verarbeiten. Dies erfordert in einer Bereitstellung über Excel meist aufwändige Arbeitsschritte mit fehleranfälligen Formeln und Dateien, die regelmäßig aufgrund ihrer bloßen Dateigröße auf einigen Rechnern nicht nutzbar sind.

Es gibt aber Bedingungen, die bei der Entscheidung für eine Einführung unbedingter Beachtung bedürfen. So muss als Erstes bedacht werden, dass mit einer Einführung von BI während der Implementierung zunächst ein deutlicher Mehraufwand auftritt. Dieser entsteht vor allem im personellen Bereich, je nach Umsetzung und eingesetzter Software aber auch in Form von Kosten für Hardware und Software. Zumeist sind die erforderlichen Ressourcen zusätzlich genau diejenigen, die für die Pflege der bereits bestehenden Reportings benötigt werden. Dabei fallen die Aufwände für die Einrichtung eines BI-Systems in der Regel zusätzlich an, da auf die im Einsatz befindlichen Reportings in einer Übergangszeit kaum verzichtet werden kann. Dies muss allen Beteiligten von Beginn an klar sein, da solche Projekte ansonsten häufig zum Scheitern verurteilt sind.

Auf die detaillierte Vorgehensweise zu einzelnen Schritten der Auswahl und Einführung eines BI-Systems wird in einem späteren Tipp der Woche noch detaillierter eingegangen.

– Ole Klinge (Berater)
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