Tipp KW 13 – 2016

Mit Quality Gates den Projektfortschritt steuern

Durch Projekte erhoffen sich Unternehmen, positive Veränderungen zu erzielen. Dabei sind den Themen, Hierarchie-Ebenen oder der Größenordnung keine Grenzen gesetzt. Auch in Service-Centern werden viele Herausforderungen mit Projekten angegangen und gelöst. In einigen Tipps der Woche sind wir auf konkrete Ratschläge in der Projektarbeit eingegangen, unter anderem auch auf die Six-Sigma-Methode (siehe Tipp KW 06 – 2016). In diesem Zusammenhang spielt der Einsatz von Quality Gates in Projekten eine wichtige Rolle und soll im Folgenden näher erläutert werden.

Warum Quality Gates?

Quality Gates stellen eine Weiterentwicklung und Verbesserung der Meilenstein-Methode dar und zielen darauf ab, Transparenz für alle Projektbeteiligte zu schaffen und den Projektfortschritt zu sichern. Während des Durchlaufens eines Quality Gates werden mögliche Risiken sichtbar, auf die man mit notwendigen Anpassungen im Projekt reagieren kann. So lässt sich das Risikomanagement sinnvoll eingliedern und man erhält damit ein gut funktionierendes Frühwarnsystem.

Was sind Quality Gates?

Die Durchführung des Quality Gates geschieht in einem Meeting, an dem der Projektleiter und Projektauftraggeber sowie idealerweise die Prozesseigner teilnehmen. Im Zentrum dabei steht eine Checkliste, die aus im Voraus eindeutig bestimmten und messbaren Qualitätskriterien besteht. Die Herausforderung hierbei liegt in der Definition von sinnvollen und aussagekräftigen Kriterien und den dazugehörigen Erreichungsgraden. Berücksichtigung sollten insbesondere solche Arbeitsergebnisse finden, auf denen in der nächsten Projektphase aufgebaut wird. In der Praxis hat sich das Ampelverfahren bewährt, mit dem signalisiert werden kann, ob ein Kriterium erfüllt (grün) ist, nachbearbeitet (orange) werden muss oder den Anforderungen nicht genügt (rot). In diesem Fall ist die Projektleitung in Absprache mit dem Projektauftraggeber gezwungen, das Projekt zu stoppen und dafür zu sorgen, dass das geforderte Ergebnis erreicht wird. Erst dann kann mit der nächsten Projektphase begonnen werden. Mit dieser Vorgehensweise verhindern die Projektverantwortlichen ein „Übersteigen“ von verlangten Projektergebnissen, sowie es häufig bei der Meilenstein-Methode vorkommt.

Anhand der Six-Sigma-DMAIC-Phasen soll im Folgenden die Ausarbeitung von Quality-Gate-Checklisten besser veranschaulicht werden. Die DMAIC-Phasen bestehen aus fünf aufeinanderfolgenden Projektphasen:

• D(efine) – Probleme und Ziel definieren
• M(easure) – Aktuelle Prozessleistung messen
• A(nalyze) – Ursachen analysieren und verifizieren
• I(mprove) – Verbesserungsmaßnahmen identifizieren und umsetzen
• C(ontrol) – Nachhaltigkeit der Ergebnisse sicherstellen

Am Ende der Define-Phase sollten folgende Arbeitsergebnisse vorhanden sein und auf ihre Erfüllung hin überprüft werden:
• Klar festgelegte und nachvollziehbare Projektziele und Projektnutzen.
• Sauber abgegrenzter Projektumfang.
• Vollständige und realistische Projektplanung inklusive der Risikoplanung.
• Messbare Kundenanforderungen.

Measure-Phase:
• Sinnvoll abgeleitete und identifizierte Messgrößen zur Bestimmung des Erfüllungsgrades von Kunden- und Businessanforderungen.
• Vollständigkeit und Aussagefähigkeit der Daten gesichert.
• Beschreibung der Prozessleistung durch Kennzahlen umgesetzt.
• Gegebenenfalls angepasste Projektpläne.

Analyze-Phase:
• Potenzielle Ursachen identifiziert.
• Prozesse und Daten ausreichend detailliert analysiert.
• Hauptursachen abgeleitet.

Improve-Phase:
• Mögliche Lösungen erzeugt.
• Lösungen verfeinert und finalisiert.
• Lösungen implementiert.

Control-Phase:
• Finalisierte Prozessdokumentation.
• Überwachte Leistungsfähigkeit von Prozessen.
• Prozesssteuerung etabliert.
• Projekterfolg messbar und anerkannt.

Zu jedem dieser hier vorgestellten Aspekte gilt es ein konkretes Kriterium zu formulieren, das nachvollziehbar und bewertbar ist.

Bei der Verwendung von Quality Gates soll zusammenfassend sichergestellt werden, dass Projektverantwortliche Fehler in frühen Projektabschnitten nicht über alle nachkommenden Phasen verschleppen. Dies geschieht indem das Projekt bei Abweichungen von den Anforderungen angehalten oder nur unter strengen Auflagen weitergeführt wird. Der Grundgedanke hierbei ist die Erkenntnis, dass die Fehlerbeseitigung und die Fehlerfolgen umso höhere Kosten verursachen, je später die Fehler erkannt werden. Als Projektverantwortlicher liegt der Nutzen von Quality Gates somit klar auf der Hand: Bessere Projektergebnisse unter Berücksichtigung der Zeit- und Budgetvorgaben.

– Jasmin Majetic (Berater)
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