Tipp KW 13 – 2018

Informationen richtig aufbereiten – Wissen teilen

„Der Fortschritt lebt vom Austausch des Wissens.“ Dieses über 70 Jahre alte Zitat von Albert Einstein, lässt sich auch auf die heutige Zeit übertragen. Was zur Zeit Einsteins der Fortschritt war, der vom Austausch des Wissens lebt, so ist dies heute im gleichen Maße auch der Unternehmenserfolg. Fortschritt und Unternehmenserfolg stehen im 21. Jahrhundert in einer unabdingbaren Wechselbeziehung. Aber wie lernen und verwalten Unternehmen ihr Wissen? Für Menschen ist das Lernen etwas ganz Selbstverständliches. Ganz anders bei Organisationen, denn hier liegt das Wissen bei einzelnen Wissensträgern oder in einer Datenbank und es ist keinesfalls selbstverständlich, dass es weitergegeben wird. Die Weitergabe erfolgt unter Umständen nur an Personen, von denen der Wissensinhaber meint, dass sie informiert werden müssen. Das Ziel besteht also darin, Organisationen zu unterstützen, das Wissen zu speichern und zu verwalten, damit es allen Beteiligten gleich zur Verfügung steht.

Wissensmanagement im Unternehmen zu betreiben heißt, rund um alle Geschäftsprozesse Wissen aufzubereiten, zu dokumentieren, weiterzugeben, neues Wissen zu erarbeiten und an strategischen Unternehmenszielen auszurichten. In seinem Fokus steht der Mensch, ohne dessen aktive Mitwirkung jede Form von Wissensmanagement zwangsläufig scheitert.

Für die vielfältigen Aufgaben des Wissensmanagements sind spezifische Methoden und eine softwaretechnische Unterstützung unerlässlich. Ein wichtiges Ziel des Wissensmanagements besteht in der Steigerung der Effizienz einer Organisation. Dazu gehört auch, dass Erfahrungen von Mitarbeitern bei der Lösung von Problemen anderen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, doppelte bzw. unnötige Arbeit und die Wiederholung von Fehlern sollen vermieden werden. Welche spezifischen Informationen und dementsprechend auch welches Wissen für ein Unternehmen von Wichtigkeit ist, kann nur vor dem Hintergrund des Geschäftsfeldes und der Strategie einer Organisation entschieden werden. Erfolgsorientiertes Wissensmanagement trägt zur Wettbewerbsfähigkeit bei und kann als Grundstein für spezifische Kernkompetenzen gesehen werden. Aufgrund der Komplexität und Vielfalt der Aufgaben des Wissensmanagements hat sich in den vergangenen Jahren ein umfangreiches Angebot an softwaretechnischer Unterstützung herausgebildet.

Ein Ansatz der Systematisierung einer softwaretechnischen Unterstützung führt zu folgenden drei Ebenen:

• Basistechnologien
• Spezialisierte Werkzeuge und Systeme für das Wissensmanagement
• Vollständige Wissensmanagementsysteme

Die Ebene der Basistechnologien umfasst alle grundlegenden Technologien, wie zum Beispiel Datenbanksysteme oder auch Office-Anwendungen, aber auch Technologien, die dem Internet und Intranet zugrunde liegen und die natürlich auch für Wissensmanagementsysteme eine elementare Bedeutung haben. Mit spezialisierten Werkzeugen und Systemen werden jene Softwaresysteme beschrieben, die zwar für einen anderen Zweck als Wissensmanagement konzipiert wurden, doch auch für bestimmte Aufgaben des Wissensmanagements verwendet werden können. Vollständige Wissensmanagementsysteme dagegen werden explizit für die Zwecke des Wissensmanagements entwickelt und unterstützen seine Aufgaben so umfangreich wie möglich.

Werden neue Wissensmanagement Datenbanken in Unternehmen eingeführt, sind die Mitarbeiter anfangs motiviert, ihr Wissen zur Verfügung zu stellen. Da alle Inhalte in einer Datenbank sofort online verfügbar sind, füllen sich diese kurz nach der Einführung schnell. Doch viele von ihnen versinken schnell im Chaos. Die Navigation ist unübersichtlich und Artikel werden nicht gefunden. Findet man doch einen Artikel, weiß man nicht, ob der Inhalt noch aktuell ist.

Behalten Sie also folgende Punkte im Fokus:

1. Schaffen Sie Verantwortlichkeiten für die Inhalte. Nur wenn Sie diese klar definieren und mit Pflichten zur Pflege verknüpfen, können Sie gewährleisten, dass Inhalte aktuell gehalten werden.

2. Verwenden Sie einen einheitlichen Aufbau, Format und Schreibstil bei der Erstellung von Artikeln in dem Wissensmanagementsystem. Es muss verständlich und übersichtlich sein. Die wichtigsten Informationen erscheinen immer zuerst. Schlechte oder unvollständige Inhalte werden nicht allein dadurch besser, weil sie strukturiert sind. Notwendig ist eine sorgfältige Erarbeitung und Redaktion der eingestellten Artikel.

3. Beim Schreiben der Artikel muss berücksichtigt werden, an welche Leser mit welchen Erfahrungen und Vorkenntnissen sich die Artikel richten. Mitarbeiter wollen schnell relevante Informationen finden, die sie für ihre Arbeitsaufgaben benötigen. Wissenserwerb oder persönliche Interessen stehen im Hintergrund.

4. Verwenden Sie eine Navigation und Kategorisierung, die für den Anwender aus der Praxis nachvollziehbar ist. Binden Sie hierzu frühzeitig die Anwender ein und fragen diese nach ihrem Feedback, nutzen Sie dieses für Optimierungen.

Auch in Zukunft wird ein nicht unerheblicher Teil des Unternehmenswissens in den Köpfen der Mitarbeiter verbleiben. Allerdings kann eine verbesserte interne Kommunikation und eine auf Kooperation basierende Umgebung die Motivation steigern, sich gegenseitig zu informieren und zu helfen, damit das Wissen langfristig im Unternehmen bleibt und genutzt werden kann. Damit das Wissen nicht nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter ruht, sondern abgespeichert und auch für andere Mitarbeiter zugänglich gemacht werden kann.

– Sophie Gießler (Beraterin)
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