Tipp KW 15 – 2016

To BI or not to BI – Einführung von Business Intelligence

In dem letzten Tipp zum Thema BI wurde auf den Entscheidungsprozess für oder gegen die Einführung einer BI-Lösung eingegangen. In diesem Tipp erfolgt nun eine tiefere Betrachtung von einigen Detailthemen, die bei der Einführung Beachtung finden müssen.

So sollte bereits vor einer Einführung bekannt sein, welche Datenquellen in welcher Weise angebunden werden können und wie sie sich in weiteren Schritten zu aussagekräftigen Ergebnissen entwickeln lassen. Entweder bestehen bereits Reports, die auf den bestehenden Datenquellen aufbauen und eben solche Ergebnisse in Excel-Tabellen darstellen, oder es muss zumindest das entsprechende Wissen über die Datenquellen und gewünschten Ergebnisse vorhanden sein. Im ersten Fall können die Reports im ersten Schritt mit der BI-Lösung „nachgebaut“ werden, was das Sammeln von Erfahrungen erleichtert. Am einfachsten ist es, wenn ein neues System auf der grünen Wiese mit ausreichend BI-Kenntnissen aufgebaut werden kann, ohne mit dem „alten Tagesgeschäft“ beschäftigt zu sein.

Dabei reicht es jedoch nicht aus, einfache Excel-Kenntnisse zu haben. Um ein zukunftsfähiges System aufzubauen, bedarf es tiefergehendes Wissen aus dem Bereich Datenbanken und der Mathematik. Ansonsten besteht das große Risiko, dass die neue Lösung nicht ansatzweise die in ihr steckenden Möglichkeiten ausreizt. Deshalb ist es außerordentlich wichtig, die später agierenden Mitarbeiter bei der Auswahl und Einführung eines Systems einzubinden und intensiv in der Lösung auszubilden.

Das Thema Schnittstellen wurde in den bisherigen Ausführungen bereits mehrfach angesprochen, da es die Grundlage für ein verlässliches Reporting darstellt. Sollten die Datenquellen nicht ausfallsicher verfügbar und strukturell instabil sein, haben die darauf aufbauenden und vermeintlich aussagekräftigen Dashboards nur geringen Nutzen für den Anwender. Dieser wünscht sich ein stets aktuelles Reporting und durch vermeidbare Ausfälle oder falsche Werte sinkt die Akzeptanz der Reports erheblich.

Verfügbare Datenquellen werden idealerweise über eine direkte ODBC-Verbindung (Datenbankzugriffe auf die Quelldatenbank) angebunden, da diese Variante sich als sehr zuverlässig erwiesen hat. In anderen Fällen kann eine Anbindung über einen automatisierten Dateiaustausch via CSV- oder Textdatei implementiert werden. Bei der ungünstigsten Variante bedarf es einer Bereitstellung von Hand oder per Mail. Hierbei ist bei der Implementierung (insbesondere bei der Einführung der Quell-Systeme) zu beachten, dass bei Einsatz verschiedener Software-Lösungen mit einem Bedarf der Auswertung über beide Systeme bereits eindeutige Referenzen zwischen den Datenquellen bestehen, um eine manuelle Pflege von Referenztabellen zu vermeiden. Die Datenladung wird in der Regel über ETL-Anwendungen (Extraction, Transformation, Load) durchgeführt. Diese bieten die Möglichkeit, Umformatierungen von z.B. Datumsfeldern oder Anreicherungen von externen Datenquellen wie der Schufa oder internen Referenzen durchzuführen. Zusätzlich können Daten bei Bedarf auf größere Intervalle kumuliert werden.

Zu beachten ist, dass bei einem Einsatz von BI der personelle Aufwand häufig zu größeren Teilen von der Pflege / dem Ausführen von bestehenden Reports in Richtung saubere und verlässliche Datenbereitstellung verschoben wird. Es stellt sich nicht direkt ein Einsparungspotential im Personalbereich ein, das Berichtwesen lässt sich aber definitiv auf ein neues Niveau anheben. Der Aufwand für die Entwicklung und Pflege dieses Bereiches sollte nicht unterschätzt werden.

Bei der Auswahl des BI-Systems kann zwischen kostenpflichtigen Lösungen wie z.B. Business Objects oder Cognos und Open-Source-Lösungen wie z.B. Pentaho oder Spago gewählt werden. Der Markt für BI ist mittlerweile sehr umfangreich. Dabei bieten aktuelle kostenfreie Lösungen ein nahezu ähnlich großes Leistungsspektrum im Vergleich zu den kostenpflichtigen Lösungen an. Insgesamt fallen bei einer Entscheidung Aufwände für Soft- und Hardware an, die im Gesamtpaket mit Kosten und erwartetem Nutzen der Lösung abgewogen werden müssen. Bei der Entscheidung zwischen kostenpflichtiger und kostenfreier Variante spielen vor allem der Support und die Betriebssicherheit eine große Rolle.

Die erfolgreiche Einführung eines BI-Systems hängt wie jede unterstützende Softwarelösung von den Personen ab, die diese implementieren. Bei nicht vorhandenem Know-How zum Thema BI innerhalb des Unternehmens sollten daher entweder eigene Ressourcen ausgebildet und weiterentwickelt werden oder alternativ bereits qualifiziertes externes Personal hinzugezogen werden. Nur so kann eine erfolgreiche Implementierung gewährleistet werden.

– Ole Klinge (Berater)
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