Tipp KW 20 – 2016

Vertragsgestaltung & Verhandlung als Bestandteil des Ausschreibungsprozesses

Es gibt kaum ein Unternehmen, welches sich nicht um die Vertragsgestaltung mit einem potentiellen neuen oder bestehenden Dienstleister kümmern muss, wenn es mit externen Outsourcingpartnern zusammen arbeitet.

Oftmals geht die Vertragsgestaltung mit dem Abschluss der Ausschreibungsphase einher. Doch ist das nicht schon zu spät? Wann ist der optimale Zeitpunkt, um in die Vertragsgestaltung einzusteigen?

Ein typischer Ausschreibungsablauf, wie er in den meisten Unternehmen durchgeführt wird, startet meist zuerst mit der Gestaltung der Ausschreibungsunterlagen, Sichtung der Angebote, Bewertung der Angebote, Erstellung der Shortlist und schließlich fällt die Entscheidung, welcher Dienstleister es für die zukünftige Zusammenarbeit werden soll oder mit wem es in eine Verlängerung der bestehenden Partnerschaft gehen soll.

Nach der Entscheidung für einen neuen Partner kommt es rasch zum ersten Workshop, in dem der Projektverlauf zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer besprochen wird – doch halt! Was ist eigentlich mit dem Vertrag?

Dieser enorm wichtige Projektschritt wird oftmals als unwichtig abgestempelt – sind es doch bloß ein paar Seiten, die im Streitfall regeln sollen, wie es weitergeht. Doch Erfahrungen in der Praxis zeigen, das ist weit gefehlt! Unternehmen tun sich immer noch schwer damit, das Thema Vertragsverhandlung in den Ausschreibungsprozess zu integrieren. Doch genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Viele Dienstleister „versprechen“ im Angebot und der Pitchphase alles Mögliche, um weiter im Rennen zu bleiben. Daher macht es durchaus Sinn, die Vertragsgestaltung & Bewertung als einen wesentlichen Bestandteil in die Ausschreibungsphase zu integrieren.

Sobald Sie die Shortlist erstellt haben und somit noch die letzten drei bis vier Unternehmen („Bieter“) im Rennen sind, sollten Sie entweder Ihren Vertragsentwurf den „Bietern“ zur Verfügung stellen oder sich die Vertragsdokumente der „Bieter“ zukommen lassen. Ersteres macht aus eigener Erfahrung mehr Sinn, da Sie nur die Änderungswünsche der „Bieter“ zu kontrollieren haben und nicht jeden einzelnen Vertragspassus der „Bieter“ mit Ihrer Rechtsabteilung gegenlesen müssen.

Fixieren Sie in Ihrem Vertragsentwurf die Themen, die für Sie in Ihrer finalen Entscheidungsfindung relevant sind. Dies können folgende Vertragspunkte sein:

• Vertragslaufzeit
– Start des Vertrages

• Monatliche Kosten
– Initialkosten
– Kaufkosten/ Betriebskosten
– Support
– etc.

• Service Level Agreements (SLA´s)
– Systemverfügbarkeiten
– ggf. typische Call SLA´s
– Störungsbeseitigung
– etc.

• Prioritätendefinition
– Prio 1 besteht wenn…
– Prio 2 besteht wenn…

• Dienstleistungsrahmen (Scope of Service)
– Im Service ist inkludiert

• Bearbeitung folgender Eingangskanäle: Call, E-Mail, Fax, Brief, etc.
• Ramp-Up Szenario
• etc.

Sollte es zeitlich knapp werden, den gesamten Vertrag zu erstellen, ist es ratsam, diese Vertragsinhalte in einem Letter of Intent (LOI) zu verankern. Das LOI ist weniger umfangreich als ein üblicher Vertrag und somit schneller zu erstellen. Dies ermöglicht Ihnen die finale Bieterbewertung bereits vor der initialen Fertigstellung des Vertrags und bewahrt Sie so vor bösen Überraschungen innerhalb der Vertragsverhandlungen, die Sie dann im Nachgang zur finalen Entscheidung parallel zur Implementierung starten können.

Das nun fixierte Vertragsdokument / LOI sollten Sie unbedingt in die finale Bieter-Bewertung und Entscheidungsfindung einbeziehen. Somit schützen Sie sich vor unerwarteten Richtungsänderungen der Dienstleister da die wesentlichen Bestandteile bereits fixiert sind. Entspricht ein Dienstleister nicht Ihren vertraglichen Anforderungen, so können Sie dies direkt in Ihre finale Bewertung einfließen lassen und sich auf einen der anderen der auf der Shortlist befindlichen Dienstleister konzentrieren.

Der Zeitaufwand, den Sie zusätzlich benötigen, um den Vertragsgestaltungsprozess in das Ausschreibungsverfahren zu integrieren, ist sehr gut investiert. Ein Dienstleisterwechsel nach der finalen Unternehmensentscheidung ist oftmals nicht nur zeitaufwendiger als die entsprechende Vertragsvorbereitung in den Ausschreibungsprozess einzubeziehen, er birgt auch weitere Risiken, z.B. bei der Einhaltung vordefinierter Meilensteine (Go-Live, Kick-Off, etc.), Abhängigkeit zum Dienstleister der 2.ten Wahl, etc.

– Karsten Kleiner (Berater)
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