Tipp KW 25 – 2018

Jedes Projekt braucht Ziele

Jedes Projekt braucht Ziele. Dieser Aussage wird jeder Projektbeteiligte zustimmen, nur ist es weniger selbstverständlich, dass Projektziele auch richtig formuliert werden. In vielen Projekten ähneln Projektziele eher einer „groben Idee“, einem Gedanken und vereinzelt auch eher einem Wunschgedanken, der geäußert und festgehalten wird. Im Ergebnis haben wir ein Ziel, welches gar kein Ziel ist, dieses nicht erreicht werden kann und das Projekt schon zu Beginn zum Scheitern verurteilt ist. Genau in dieser Tatsache zeigt sich, warum konkret formulierte Ziele so unglaublich wichtig sind. Nur mit definierten Zielen kann geprüft werden, ob ein Projekt erfolgreich war und ob die gewünschten Ergebnisse erreicht wurden.

Ziele dienen im Projekt aber nicht ausschließlich der Erfolgsmessung:

• Mit klar definierten Zielen kann von Projektbeginn an ein gleiches Verständnis aller Beteiligten geschaffen werden.

• Kein Projekt läuft nach Plan. Im Projektverlauf müssen immer Entscheidungen getroffen oder aus mehreren Alternativen die beste ausgewählt werden. Ziele erleichtern diese Entscheidungsfindung: Jede Alternative kann an den Projektzielen ausgerichtet werden.

Ziele beschreiben dabei aber nicht den Weg, sondern einen konkreten zu erreichenden Zustand. Nur wer ein Ziel vor Augen hat, kann den Weg zur Erreichung eben dieses konsequenter und zuverlässiger planen wie beschreiten. Dabei sollten Projektziele immer gemeinsam mit allen Projektbeteiligten erarbeitet werden. Bei der Formulierung von Zielen ist darauf zu achten, dass diese möglichst konkret und einfach überprüfbar sind. Allerdings sollten sie noch keine Lösungen für die Umsetzung des Projektes beinhalten.

Im daily business werden Floskeln wie „wir müssen die Kundenzufriedenheit erhöhen“ oder „wie sollten die Prozessabläufe verbessern“ oft als Ziele ausgegeben. Diese Ziele sind nur alles andere als einfach zu interpretieren oder gar zu erreichen. Wann sind Kunden zufrieden und wann ist ein Prozessablauf optimiert? Am Ende eines Projektes kann mit solch einer oberflächlichen Zielbeschreibung nicht gesagt werden, ob ein Ziel erreicht wurde.

Um diesen Umstand aus der Welt zu schaffen, wurde die SMART-Formel entwickelt.

SMART steht dabei für Spezifisch, Messbar, Akzeptiert (bzw. attraktiv), Realistisch, Terminiert.

Spezifisch heißt dabei jedoch nicht, wie ein Ziel erreicht werden soll, sondern was erreicht werden soll.

Die Messbarkeit von Zielen ist wichtig, damit die Erreichung oder auch nur die Teilerreichung festgestellt werden kann. Nur so kann ggfs. gegengesteuert werden. Bedenken Sie: was man nicht messen kann, kann man nicht erreichen – das gilt beim Sport wie auch im Projekt. Wenn es Faktoren gibt, die nicht beeinflusst werden können und es deshalb problematisch ist, sich auf einen konkreten Wert festzulegen, kann es sinnvoll sein, einen „Zielkorridor“ festzulegen (z.B.: „Steigerung der Kundenzufriedenheit um 5 – 8 %“).

Unter akzeptiert wird die Motivation verstanden, warum etwas zu tun ist. Werden Projektteams oder einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu der Erreichung von Zielen gezwungen, mit denen sie sich nicht identifizieren, so führt dies erfahrungsgemäß über kurz oder lang in eine Krise: Ziele können nur unter unverhältnismäßig hohem Aufwand und unter Inkaufnahme von Abstrichen bei der Ergebnisqualität erreicht werden.

Realistisch beschreibt den zur Verfügung stehenden Ressourcenumfang im Hinblick auf den zu erreichenden Sollzustand. Ziele sollten immer auch tatsächlich erreichbar sein.

Terminiert – Ziele benötigen einen Zeitbezug. Setzen Sie ein konkretes Enddatum, an welchem die definierten Endparameter spätestens eingetreten oder erreicht sein sollen.

Unter Anwendung der SMART-Regel wird aus der Aussage „wir müssen die Kundenzufriedenheit erhöhen“ eine konkrete Zielformulierung: „Die Kundenzufriedenheit soll bis zum 31.07.2018 auf 80% erhöht werden.“

Eine smarte Zielformulierung hilft dabei nicht aus den Augen zu verlieren, was im Scope des Projektes ist – halten Sie dabei auch fest, was Nicht-Ziele des Projektes sind um den Fokus nicht zu verlieren. Formulieren Sie pro Projekt nur ein Ziel. Mehrere Ziele deuten auf mehrere Projekte und notwendige Initiativen hin.

-Sophie Gießler (Beraterin)
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