Tipp KW 26 – 2018

Mehr Flexibilität in der Ausschreibung

Der Bedarf an neuen Technologien ist aktuell allseits sehr groß. Wenn man das Zielbild erstellt und die sinnvollen und notwendigen neuen Funktionalitäten beschrieben hat (siehe passenden Artikel dazu in der INTRE 2/2018, dann wird in der Regel der Weg über einen klassischen Ausschreibungsprozess zur Identifikation der besten Lösungen und des optimalen Anbieters gewählt.

Dieser Ausschreibungsprozess umfasst häufig die folgenden Schritte:

  1. Erstellung aller Ausschreibungsdokumente, inkl. der Anschreiben, einer allgemeinen Beschreibung avisierten Lösung, ausführliche und detaillierte Anforderungslisten, Preis-Sheet, potentielle Anbieterliste u.v.m.
  2. Versendung einer Anfrage zur Teilnahme an der Ausschreibung inkl. notwendiger Vertraulichkeitsvereinbarung
    (NDA – Non Disclosure Agreement)
  3. Einsammeln der NDAs
  4. Versendung der Ausschreibungsunterlagen an die Anbieter mit unterschriebenem NDA
  5. Einsammeln und konsolidierte Beantwortung der offenen Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen.
    Versendung aller Fragen und Antworten an alle Anbieter.
  6. Einsammeln und Durcharbeiten der Angebote
  7. Erstellung einer Evaluierungsmatrix zum Vergleich aller Anbieter auf Basis der Anforderungen aus dem Anforderungskatalog
  8. Erstellung eines Preisvergleichs
  9. Erstellung einer Shortlist der besten Anbieter
  10. Einladung zur Anbieter von der Shortlist zur Produkt-Präsentation
  11. Überarbeitete Evaluierungsmatrix inkl. der Bewertungen aus der Präsentation
  12. Entscheidung für den besten oder die besten (zwei oder drei) Anbieter – Start der Verhandlungen
  13. Finale Entscheidung und Vertragsabschluss

Auch wenn die eigentliche Arbeit der Implementierung dann erst beginnt, kann auch der oben aufgeführte Prozess, wie man erkennen kann, bereits sehr aufwendig sein. Und je nachdem wie lang der Anforderungskatalog und die Anbieterliste sind, wird speziell der Prozess der Auswertung sehr arbeitsintensiv.

Im Rahmen der Beantwortung der Ausschreibung werden die Anbieter gebeten, die Erfüllung der Anforderungen danach zu gliedern, welche Anforderungen im Standard enthalten sind, wo Anpassungsbedarf besteht und in welcher Form, wie auch die Angabe, welche Anforderungen nicht erfüllt werden können.

Auch wenn hier der Trend schon zu mehr Offenheit und Ehrlichkeit bezüglich der Anforderungen, die nicht erfüllt werden können, geht, wird dennoch jeder Anbieter versuchen, evtl. vorhandene Defizite über den Weg der möglichen Anpassung oder Workarounds als umsetzbar zu markieren.

Dadurch werden die Ergebnisse der Ausschreibung, die Evaluierungsmatrix mit einer gewichteten Bewertung des Erfüllungsgrades, die unter erheblichem Aufwand, wie oben beschrieben zusammengetragen wurden, in der Aussagekraft limitiert.

Durch diesen Umstand kommt es nicht selten zu der Situation, dass doch mehr Anbieter zu einer Präsentation eingeladen werden, als ursprünglich angedacht – nur wegen des Gefühls, dass der Vergleich über den Anforderungsbogen hinkt.

Die folgenden Präsentationen bringen dann ans Licht, was man sich schon im Rahmen der Auswertung der Ausschreibungsunterlagen gewünscht hätte. Welcher Anbieter hat verstanden, worum es uns geht? Wie will er uns bei der Erreichung unserer Ziele unterstützen? Erfüllt er dafür die wesentlichen Anforderungen? Wie ist das „Look & Feel“ der Lösung? Ist er von der personellen Ausstattung in der Lage, unser Projekt umzusetzen? Und last but not least, passt das Unternehmen und die handelnden Personen mit ihrem Auftreten zu unserer Firma und unseren Werten?

Zugegeben sind dies teilweise Bauchgefühle, aber generell kann man diese Fragen aus den marketing-lastigen Antworten auf die Ausschreibung nicht mit ausreichender Gewissheit beantworten.

Aus diesem Grund schlage ich heute eine flexiblere Vorgehensweise im Ausschreibungsprozess vor. Nach dem initialen Anschreiben und dem unterschriebenen NDA erhält der Anbieter ein kurzes Briefing-Paper, in dem die wesentlichen Anforderungen und die generellen Ziele des Projektes beschrieben werden. Zusätzlich wird darauf hingewiesen, dass in einer Kurzpräsentation, z.B. per Web-Konferenz, als Demo gezeigt werden soll, wie genau die Umsetzung erfolgen soll und wie man sich die Lösung vorstellen kann.

Auf dieses Briefing-Paper sollen die Anbieter antworten und ihre Einschätzung abgeben, ob sie die Anforderungen erfüllen können und sich in der Lage sehen, dies auch kurzfristig zu präsentieren. Im Zeitalter von modularen, cloudbasierten Software-Systemen und agilen Vorgehensweisen sollte das generell eigentlich kein Problem mehr darstellen.

Im Rahmen dieser Kurzpräsentationen erhält man schon frühzeitig ein sehr gutes Gefühl für die Antworten auf die oben aufgelisteten Fragen. Daraus lassen sich die passenden Anbieter vorselektieren. Die selektierten Anbieter erhalten daraufhin den ausführlichen Anforderungskatalog. Nach der Sichtung des Katalogs kann es immer noch sein, dass ein Anbieter aussteigt. Die anderen Anbieter werden gebeten, den Katalog zu beantworten.

Alternativ zur Beantwortung werden die Anforderungen in Lösungsworkshops mit den Anbietern am System durchgearbeitet und vom Anbieter live vorgestellt. Der einmalige Aufwand für das Projekt- oder Auswahlteam ist durch die Kurzpräsentationen und die Abarbeitung der Anforderungen scheinbar höher. Allerdings entfallen die aufwendigen Lese- und Bewertungsarbeiten, die nur einen begrenzten objektiven Nutzen bringen.

Eine finale Bewertungsrunde anhand eines strukturierten Evaluierungsbogens und der entsprechenden Auswertungsmatrix sollte dennoch erfolgen, auch um den Entscheidungsprozess nachhaltig zu dokumentieren.

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– Sven Beiling (Associate Partner)
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