Tipp KW 27 – 2015

Erfolg des Bewerberprozesses – nur noch „Durchlauferhitzer“ ? (Teil 3)

Im letzten Tipp der Woche ging es um Optimierungsmöglichkeiten der Phasen 1-3 im Bewerberprozess. Im aktuellen TdW werden nun die Phasen 4 und 5 beleuchtet- von der Schulung bis zum Onboarding im Projekt.

4. Phase: Schulung

Wir beziehen uns hier auf die gängigste Form der Einstiegsschulung: der Präsenzschulung am Standort. Natürlich gibt es weitere Varianten durch Kombinationen aus E-Learning, Präsenztraining, Webinaren usw..

Vor Schulungsstart:
• Die Einladung zur Schulung sollte frühzeitig erfolgen. Eine telefonische Vorab-Info sorgt dafür, dass direkt Fragen geklärt werden können und nachgehört werden kann, ob der Bewerber tatsächlich erscheinen wird. Anschließend sollte eine schriftliche Einladung mit Bitte um Zusage erfolgen. Exakte Angaben zu Zeit, Treffpunkt und zum Ablauf des ersten Tages sorgen für Sicherheit und Verbindlichkeit.
• Vor Schulungsstart müssen rechtzeitig die benötigen Zugänge/Kennungen für die Teilnehmer beantragt und angelegt werden. Idealerweise findet ein Vorab-Test statt.

1.Tag der Schulung:

• Eine freundliche und wertschätzende Begrüßung sorgt für einen angenehmen Start.
• Datenschutzerklärungen müssen direkt beim Empfang der Teilnehmer ausgegeben und unterzeichnet werden.
• Je nach Situation sollten die Teilnehmer in den Schulungsraum begleitet werden und kurze Hinweise zum Ablauf und zu den Räumlichkeiten erhalten.
• Nicht erschienene Teilnehmer werden ggf. umgehend an die jeweiligen Vermittler gemeldet, um den Sachverhalt zu klären und die zukünftige Zusammenarbeit zu    verbessern.
• Formalitäten wie Vertragserläuterung und –unterzeichnung benötigen einen entsprechenden Raum und Rahmen.
• Die Vorstellung von Hausordnung/Compliance und allgemeinen Informationen zum Miteinander im Unternehmen müssen in den Ablauf integriert werden.
• Eine Vorstellungsrunde und Namensschilder sind obligatorisch.
• Idealerweise wird der Ablauf des Tages an einem Flipchart o.ä. visualisiert.
• Regeln werden gemeinsam erörtert und festgehalten (einander aussprechen lassen, Fragen laut stellen,…).
• In den Pausen sollte es die Möglichkeit geben, den Raum zu verlassen, sich untereinander auszutauschen und einmal durchzuatmen.
• Je strukturierter der Ablauf des ersten Tages ist, desto leichter finden die Teilnehmer in einen geregelten Schulungsrhythmus.
• Ein Feedback am Ende des Tages gibt allen die Möglichkeit, Anregungen, Lob und Kritik zu platzieren und die kommenden Tage ggf. anzupassen.
• Es unterstützt das Zugehörigkeitsgefühl und die weitere Zusammenarbeit, wenn der zukünftige Vorgesetzte zumindest einen Teil des ersten Tages (und falls möglich  auch der weiteren Schulung) mit begleitet.

Weiterer Ablauf/Schulungsende:
• Ein täglicher Ausblick auf den jeweiligen Folgetag sorgt für Berechenbarkeit und trägt zu einer angenehmen Atmosphäre bei.
• Wie schon am ersten Tag sollte immer ein kurzes Feedback in beide Richtungen erfolgen (je nach Inhalt und Dauer der Schulung täglich oder wöchentlich).
• Die Teilnehmer sollten einen konkreten Ausblick auf die ersten Tage auf der Fläche bekommen. Wer wird sich um sie kümmern, was genau ist geplant,…
• Ein Abschlussfeedback-Bogen für den/die Trainer ermöglicht eine fundierte Analyse der Schulung im Nachgang und ggf. weitere Anpassungen.
• Sind während der Schulung Teilnehmer krank geworden und haben Teile der Inhalte versäumt, so muss gemeinsam mit Training, Vorgesetzten und Personal entschieden werden, ob ein Nachschulen sinnvoll/machbar ist.
• Falls einzelne Teilnehmer während der Schulung negativ auffällig geworden sind, so sollte immer möglichst zeitnah ein Einzelgespräch zu den Vorkommnissen geführt werden. So kann schnell eingeschätzt werden, ob eine Fortsetzung der Zusammenarbeit sinnvoll ist oder nicht.

5. Phase: Eintritt in den Echtbetrieb nach der Schulung

• Paten-/Tandemsysteme sorgen für eine schnelle Eingliederung ins Team.
• Regelmäßige Feedbackrunden zwischen neuem Mitarbeiter und Vorgesetzten zeigen Transparenz und können vertrauensbildend wirken.
• Coachings und Trainings-on-the-job minimieren das Einschleifen von „Anfängerfehlern“.
• Der neue Mitarbeiter braucht klare, direkte Anleitungen, aber auch Raum für persönliche Entwicklung. Kennzahlen sind natürlich wichtig, jedoch sollte ein gewisser „Welpenschutz“ gewährleistet werden, um Überforderung und Frustration zu vermeiden.
• Realistische, gemeinsam gesteckte Tages-/Wochenziele und die entsprechenden Rückmeldungen dazu ermöglichen im besten Fall schnelle Erfolgserlebnisse.
• Hilfreich ist auch eine nachgelagerte Feedbackrunde in kleinem Kreis, etwa nach einem Monat in der Praxis. Wie fühlt sich der Mitarbeiter, wie waren die ersten Wochen? Wie wird seine Leistung und sein Auftreten eingeschätzt, wie sieht er sich selbst? Wo gibt es auf beiden Seiten Verbesserungspotenzial? Dieser Abgleich von Sichten und Eindrücken ermöglicht von Anfang an ein konstruktives Zusammenarbeiten und festigt die Bindung.

Natürlich sind für all diese Maßnahmen entsprechende Budgets und Ressourcen notwendig. Da jedoch (wie in Teil 1 beschrieben) schnell Kosten in vierstelliger Höhe für den Ersatz eines Mitarbeiters entstehen, lohnt sich dieser Aufwand. Zudem wird damit ein großer Beitrag zur Mitarbeiterbindung und zur positiven Außenwahrnehmung des Unternehmens geleistet.

-Zoë ter Woord (Beraterin)
junokai

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