Tipp KW 30 – 2017

Planen leichtgemacht

In diesem Tipp der Woche möchte ich auf die Anforderungen und Möglichkeiten beim Erstellen eines Personaleinsatzplanes eingehen.

Dabei ist es unerheblich, ob dies über ein WFM Tool oder über Excel erfolgt.

Stellen Sie sich zunächst folgende Fragen und vergleichen Sie die später folgenden Angaben mit Ihren aktuellen Planungsansätzen.

  • Nutzen Sie Ihre vorhandenen Kapazitäten voll aus?
  • Wir hoch sind Ihre Überdeckungen pro Intervall?
  • Welche Möglichkeiten nutzen Sie, um die Überdeckung so gering wie möglich zu halten?
  • Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter mit der Planung?
  • Ist der Aufwand zum Nutzen bei der Erstellung des Planes verhältnismäßig?
  • Wie weit weicht Ihr Plan vom Ist-Zustand ab?

Das sind nur einige sehr wichtige Punkte die Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen und hinterfragen sollten.

Vorhandene Kapazitäten bestmöglich ausnutzen und Überdeckungen geringhalten

Eine der wichtigsten Aufgaben einer Planung ist es, die vorhandenen Mitarbeiter optimal einzuplanen um den Bedarf bestmöglich abzudecken. Dabei spielen die üblichen Faktoren wie AHT oder Produktivität des Mitarbeiters eine große Rolle. Aber auch die Art der zu vergebenen Schicht-Modelle kann erheblichen Einfluss darauf nehmen. Starre 8 Stunden Schichten erzeugen automatisch Überdeckungen im Mittagsbereich. Prüfen Sie den Einsatz von Splitt-Schichten oder flexible Schichten innerhalb der Woche. Besonders flexible Schichten mit einer Spanne von 5-9 Stunden bei einem 8 Stunden Vertrag erhöhen die Flexibilität, womit Sie eine bessere Auslastung Ihrer Kapazitäten erreichen und somit weniger Mitarbeiter für den gleichen Bedarf benötigen.

Splitt-Schichten sind bei Mitarbeitern in der Regel nicht interessant und werden als störend empfunden. Zum einen hat der Mitarbeiter bei einer langen Pause im Mittagsbereich einen doppelten Anfahrtsweg für den Tag, zum anderen kann er innerhalb der langen Mittagspause nur schwer abschalten. Das kann über einem längeren Zeitraum zu einer Überbelastung Ihres Mitarbeiters führen. Prüfen Sie daher, wie Sie den Mitarbeiter für seine Leistung in Form von Splitt-Schichten entgegenkommen können. Anreize können Gutscheine sein sowie ein Punktesystem bei dem der Mitarbeiter einen Planwunsch erfüllt bekommt. Auch ein finanzieller Ausgleich kann ein Anreiz für den Mitarbeiter sein. Für welchen Anreiz Sie sich auch entscheiden, profitieren durch diese Maßnahme sowohl Sie als auch der Mitarbeiter.

Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter mit der Planung?

Führen Sie regelmäßige Befragungen ihrer Mitarbeiter über die Zufriedenheit der Planung durch.

Sicherlich kann man nicht auf jeden Wunsch eines Mitarbeiters eingehen, dennoch können dabei hilfreiche Anmerkungen für die Planung gesammelt werden. Bei jeder Information die Sie sammeln und in der Planung berücksichtigen, kann sich dies auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter auswirken.

Möglichkeiten zur Erhöhung der Zufriedenheit

  • Führen Sie regelmäßige Meetings oder Befragungen bei den Mitarbeitern durch.
  • Prüfen Sie jede Anforderung auf Umsetzbarkeit. Ist dies nicht möglich, informieren sie den Mitarbeiter über den Hintergrund und bieten Sie ggf. Alternativen an.
  • Versuchen Sie Anforderungen eines Einzelnen auf das gesamte Projekt auszuweiten. Somit gewährleisten Sie, dass innerhalb des Projektes keine Bevorzugungen entstehen.

Ist der Aufwand zum Nutzen bei der Erstellung des Plans verhältnismäßig

Prüfen Sie ob der zeitliche Aufwand zur Erstellung Ihres Einsatzplanes gegenüber der Größe und Anforderung des Projektes im Verhältnis steht.

Nutzen Sie ein WFM Tool für die Planung, sollte die Erstellung für einen wöchentlichen Dienstplan maximal 0,5 Tage dauern. Sofern der Aufwand drüber liegt, prüfen Sie folgende Tätigkeiten.

  • Welche Planungstätigkeiten werden automatisch durchgeführt.
  • Welche Planungstätigkeiten werden manuell vorgenommen. Können diese automatisiert werden.
  • Gibt es Anforderungen seitens des Projektes oder einzelner Mitarbeiter die einen enormen Aufwand erfordern, der Nutzen daraus aber sehr gering ist?

Wie weit weicht Ihr Plan vom Ist-Zustand ab?

Vergleichen Sie bereits Plan vs. Ist-Zustand?

Nur so können Sie Planungslücken, falsche Kennzahlenwerte oder zukünftige Änderungen aufdecken und berücksichtigen.
Besonders Abwesenheiten (Teamrunden, Schulungen, Urlaub, Krankheit etc.) werden oft nicht im Ursprungsplan integriert und verursachen, von der Planfreigabe bis hin zur Planwoche negative Deckungswerte.

Die angesprochenen Themen sollen Anreize schaffen, die Sie in Ihrer Personaleinsatzplanung integrieren können. Denken Sie bitte daran, ein Plan ist nur so gut wie der Planer. Ein Planer ist wiederrum nur so gut wie die Vorgaben der Mitarbeiter. Ein guter Plan kann entscheidend für die Mitarbeiterbindung und auch für Ihre Unternehmensziele sein.

– Stefan Krankemann (Berater)
junokai