Tipp KW 32 – 2016

Sicherung der Nachhaltigkeit im und nach Projektverlauf

Projekte aufsetzen und sie durchzuführen ist ein wesentlicher Bestandteil in unserer täglichen Arbeit.
Doch die Planung und Durchführung ist nur ein kleiner Bestandteil des gesamten Projekterfolges.
Auf die Nachhaltigkeit kommt es an. Wenn es um Nachhaltigkeit geht, muss zwischen zwei Nachhaltigkeitsvarianten unterschieden werden:

1. Nachhaltigkeit im Projektverlauf

Nachhaltigkeit im Projektverlauf bedeutet, dass am Ende eines Projektes Ergebnisse vorliegen, die die Eigenschaft haben, auch über das Projektende hinaus eine möglichst langfristige Wirkung zu erzeugen. Das heißt, bereits zu Beginn des Projektes wird festgelegt, wie die Ergebnisse am Ende des Projektes aussehen müssen, damit eine langfristige Wirkung erwartet werden kann.

Jedes Projekt ist einzigartig. Die Sicherung der Nachhaltigkeit darf deshalb keinem dogmatischen Schema folgen, sondern muss jeweils an die vorherrschenden Inhalte, Bedingungen, Möglichkeiten und Zusammenhänge angepasst werden.

Die Verstetigung und der Transfer von Projektergebnissen im Laufe eines Projektes erfolgen
in fünf teilweise parallellaufenden Phasen:

1.) Planen
2.) Verwertbar machen
3.) Verbreiten
4.) Beobachten und Bewerten
5.) Modifizieren

Die Planung und Umsetzung der Phasen erfolgt im besten Falle zyklisch. Das heißt, der
Kreislauf wird im Laufe eines Projektes mehrfach und für einzelne Ergebnisse durchlaufen.
Es ist vom Maßnahmenkonzept abhängig, welche Nachhaltigkeitsstrategien sich anbieten
und wirtschaftlich sind.

Zur Dokumentation eignet sich eine Maßnahmenliste. In dieser kann die jeweilige Maßnahme mit Owner, einem Status sowie den entsprechenden Stakeholder(n) und dem prozentualen Finalisierungsgrad eingefügt werden.

Nachdem die Projektphase (Implementierung) erfolgreich abgeschlossen wurde, geht das Projekt oftmals in die operative Phase über. Damit beginnt ein neuer Nachhaltigkeitsprozess:

2. Nachhaltigkeit im operativen Projektverlauf

Oftmals werden Projektteile aus organisatorischen Gesamtprojekten in das operative Tagesgeschäft übernommen oder transferiert. Das bedeutet für die operativ Verantwortlichen: Sicherung der Nachhaltigkeit im operativen Projektverlauf. Doch wie kann dies im Tagesgeschäft am besten bewerkstelligt werden?

Nehmen wir zur besseren Darstellung ein Beispielvorgang. Sie haben im 1. Projektschritt ein Gesamtkonzept zur AHT Reduzierung erstellt. Dieses Konzept liegt Ihnen nun zur Implementierung in der Operativen vor.

Die Nachhaltigkeit und Akzeptanzsicherung im operativen Tagesgeschäft sollte in fünf aufeinanderfolgenden Schritten stattfinden:

1.) Kommunikation
Kommunizieren Sie mit Unterstützung Ihres Managements das neue AHT Konzept an die beteiligten Mitarbeiter. Nutzen Sie dafür ein Teammeeting und nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um auch für Fragen im Nachgang zur Verfügung zu stehen.

2.) Einführung
Je nach Teamgröße ist es durchaus ratsam, ein Pilotteam zu etablieren, das das neue AHT Konzept über einen „Pilotzeitraum“ anwendet. Durch dieses Pilotteam erhalten Sie nicht nur die Möglichkeit, die Auswirkungen in der Umsetzungsphase zentralisiert zu beobachten oder die Möglichkeit, dieses „Pilotteam“ als Supporter zu gewinnen und somit im späteren Roll-Out in der Organisation bereits positive Multiplikatoren zu haben. Des Weiteren verringert ein Pilotteam auch die Betreuungsstärke im weiteren Roll-Out Verlauf.

3.) Betreuung
Sobald der genaue Startzeitpunkt für den Roll-Out des neuen AHT Konzeptes bekannt ist, gilt es die Betreuung der Mitarbeiter sicherzustellen, die das neue Konzept anwenden. Hier sollte unbedingt beachtet werden, dass Sie genügend Zeit und eine exklusive Betreuung sicherstellen. Wenn jetzt die mühsam aufgebaute Akzeptanz verloren geht, weil die Mitarbeiter Unsicherheiten spüren, kann dies die gesamte Implementierung des neuen AHT Konzeptes gefährden. Führen Sie Maßnahmen wie Floor-Walking, Ad-hoc monitoring, side-by-side coaching durch. Eine Betreuungsstärke von 5 zu 1 ist hier empfehlenswert.

4.) Nachbetreuung
Ihr „Pilotteam“ ist gut und intensiv betreut. Die Anwendung des neuen AHT Konzeptes ist gestartet und die individuelle Betreuung der Mitarbeiter wird angenommen. Jetzt sollten Sie jeden Tag einen „Erfahrungs-Workshop“ terminieren. Setzen Sie sich mit dem „Pilotteam“ zusammen und besprechen Sie die gemachten Erfahrungen mit dem neuen AHT Konzept. Das sind wertvolle Informationen, die sie in solchen Gesprächen sammeln können. Dies steigert nicht nur die Wertschätzung der Mitarbeiter, es fordert auch die Akzeptanz bei weiteren Kollegen.

5.) Ergebnismessung
Messen Sie täglich (im Intervall) die relevanten KPI Kennzahlen, die Sie mit der Nutzung des neuen AHT Konzeptes optimieren möchten. Besprechen Sie diese Kennzahlen mit Ihrem „Pilotteam“. Dies verstärkt die Aufmerksamkeit. Holen Sie sich zur positiven Verstärkung in einem wöchentlichen Meeting Unterstützung vom Management mit in den „review-Termin“. Das stärkt die Akzeptanz im Team erneut.
Unterstreichen Sie Erfolge und bleiben Sie weiterhin am Ball. Eine Änderung der bisherigen Arbeitsweise für die Mitarbeiter, die durch das neue AHT Konzept erfolgt, kann nicht von heute auf morgen beste Ergebnisse bringen. Es bedarf der kontinuierlichen Betreuung und Nachhaltigkeit.

Die Einführung von neuen operativen Prozessen bindet in erster Linie einmal Ressourcen. Dies muss vor der Einführung geplant und berücksichtigt werden. Erfahrungen zeigen, dass die exklusive Verpflichtung von Ressourcen während der Implementierungszeit gut investierte Zeit ist. Ein Misserfolg würde sich um ein vielfaches negativer auf die bereits investierte Zeit und Ressourcen auswirken – bis hin zum Akzeptanzverlust bei Veränderungen in der Organisation.

– Karsten Kleiner (Berater)
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