Tipp KW 33 – 2018

Praxis-Tipp: Email und Kalender richtig nutzen

Wie Sie mit einfachen Kniffen Ihre Ressourcen und die Ihres Teams ein klein wenig besser nutzen.

Wir alle arbeiten täglich mit Email-Programmen und unserem Kalender. Und wir alle nutzen diese Tools inzwischen so selbstverständlich und intensiv, dass ein „Tipp der Woche“ dazu mehr als trivial erscheint. Wirklich? Nun, wenn Sie zu der Gruppe Usern gehören, die sich tatsächlich mit Hilfe der schier unerschöpflichen Möglichkeiten der modernen Tools (wir sprechen hier nachfolgend der Einfachheit halber vom Marktführer Microsoft Outlook) optimal organisieren: Gut so!

Die Erfahrungen aus vielen Jahren Beratungstätigkeit in den unterschiedlichsten Unternehmen und Branchen zeigt jedoch: Die Durchdringungsquote selbst der einfachsten Tipps, Tricks und Kniffe zur besseren Organisation ist oftmals sehr überschaubar. Zugleich stöhnen wir unter der zeitfressenden Last von viel zu vielen Emails und unter durchgehenden Terminketten ohne Pause (die zur Folge haben, dass wir zu vielen Terminen immer ein paar Minuten zu spät kommen).

Erwarten Sie keine komplexe Outlook-Schulung (dazu gibt es übrigens einige sehr gute Fachbücher und auch jede Menge interessante Tutorials im Web) – in diesem Tipp der Woche gehen wir nur auf ein paar wirklich grundlegende und praxiserprobte „Lifehacks“ im Umgang mit Outlook ein. Nutzen Sie sie, setzen Sie sie um (bei sich und in Ihrem Team), es ist ganz einfach. Die tägliche unüberschaubare Email-Flut und das Hetzen von Termin zu Termin werden zumindest ein wenig gemildert werden.

„An“ und „CC“ sind nicht dasselbe

Eigentlich ist es ja ganz einfach. „An“ verwendet man für die Empfänger, die man konkret anspricht, denen man etwas mitteilen möchte, von denen man vielleicht eine Antwort erwartet. „CC“ bedeutet im ursprünglichen Sinn „Carbon Copy“, also Durchschlag – und im heutigen Email-Zusammenhang „zur Kenntnisnahme“ oder „zur Beachtung“. Von Personen auf „CC“ wird keine Antwort erwartet.

Genau das passiert aber oftmals, und vergrößert die Email-Flut in Unternehmen oft deutlich. Unser Tipp: Überlegen Sie sich genau, ob Sie als „CC“-Empfänger wirklich etwas beizutragen haben, ob Ihr Beitrag wirklich nötig und erwünscht ist – oder ob Sie bei ehrlicher Selbstreflektion vielleicht feststellen, dass Sie nur etwas schreiben wollen um auch etwas beigetragen zu haben. Der Email-Verfasser wird sich (hoffentlich) etwas dabei gedacht haben, Sie „nur“ auf „CC“ zu setzen …

Inflationäre „Allen antworten“-Antworten

Kennen Sie das? Sie stehen auf „CC“ in einer nicht enden wollenden persönlichen Email-Diskussion zwischen zwei Personen, und bekommen jede neue Antwort in Ihr Postfach. Und wünschen sich heimlich: „Diskutiert das doch bitte unter Euch aus, und erzählt uns dann bitte einfach nur das Ergebnis“.

Bevor Sie vorschnell auf „Allen antworten“ klicken, überlegen Sie sich deshalb genau ob Ihre Antwort (und eine möglicherweise folgende Diskussion) wirklich alle mitlesen müssen. Nicht, weil Sie etwas verheimlichen wollen, sondern aus Höflichkeit – denn mit jeder Email die jemand auf „CC“ erhält wird sein Postfach belastet, seine Zeit verbraucht, und seine Aufmerksamkeit abgelenkt. Es gibt inzwischen Unternehmenskulturen, die solchen „Zeitraub“ ablehnen und als übergriffig betrachten.

Nun, so weit wollen wir nicht gleich gehen. Aber gehen Sie davon aus, dass das was Sie selbst gerne hätten auch der Wunsch von anderen ist: Oftmals reicht Ihnen, das Ergebnis zu erfahren, auch ohne den langen Diskussionsweg dorthin zu kennen.

Wichtigkeit „hoch“ und „niedrig“

Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Emails fast immer entweder keine gekennzeichnete Wichtigkeit haben, oder aber die Wichtigkeit „hoch“? Die Stufe „niedrig“ wird so gut wie nie verwendet. Aber hey, das ist doch klar – wenn Sie eine Email verschicken, ist die ohnehin immer wichtig! Und wenn Sie den Status auf „hoch“ setzen, erwarten Sie umgehende Reaktionen, aber pronto. Unwichtiges haben Sie ohnehin nicht zu sagen.

Wirklich? Unser Praxistipp: Überlegen Sie, ob Sie jemandem, der einfach nur eine „FYI“-Information bekommen soll, diese einfach als separate Email mir Status „niedrig“ zuschicken – statt ihn als neuntes Mitglied der „CC“-Fraktion aufzuführen, mit den oben beschriebenen Effekten.

Zielgruppengerechte Kommunikation bedeutet, sich über Empfänger Gedanken zu machen, und über deren Sicht der Dinge, deren Zeitressourcen, deren Email-Postfach. Das drückt deutlich mehr Wertschätzung aus als die – überspitzt formuliert, um zu veranschaulichen – „CC“-Flut im Sinne von „Cover your ass“ und „Wer schreibt der bleibt“.

Und nicht zuletzt gibt es Menschen, die verschiedene einfache Outlook-Regeln nutzen, um ihr Postfach zu strukturieren. Sie gehören ja nun dazu. Und ein wertvolles Merkmal zur Strukturierung ist sicherlich die Wichtigkeit einer Nachricht.

Assistenten und Regeln nutzen

Outlook bietet eine schier unerschöpfliche Auswahl an Möglichkeiten, sich selbst und seine Kommunikation zu strukturieren. Kategorien, Quicksteps, Flags, Farben, Regeln, Aufgaben, Notizen, Suchordner, beliebige Verknüpfungen von all dem untereinander, …

Sind wir ehrlich: Die meisten von uns nutzen nicht einmal 25% der Möglichkeiten die Outlook, Word und Excel bieten. Manche nutzen mehr, manche weniger.

Der Autor ist viel im Interim Management eingesetzt, bekommt deshalb alle paar Monate ein neues Email-Postfach bei einem neuen Auftraggeber, und nutzt konsequent zumindest ein paar ganz einfache und grundlegende Regeln, um sein Postfach zu strukturieren:

Themenordner helfen bei der Ablage von Emails und beim späteren Wiederfinden. Es reicht, Emails nachdem sie gelesen oder bearbeitet wurden aus dem Posteingang manuell dorthin zu verschieben.

Personenordner schaffen explizite Ablageorte für die Emails, die von wichtigen Personen geschickt werden. Vom Vorgesetzten oder dem Vorstand beispielsweise. Dazu legt man Regeln an die die eingehenden Emails von bestimmten Absendern sofort in diese Ordner („Von Klaus“) verschieben. So bleiben sie sichtbar und gehen nicht in der eventuellen Flut im Posteingang unter.

Ein „CC“ Ordner hilft zusätzlich, den Posteingang zu entlasten. Eine Regel verschiebt Emails, in denen Sie auf „CC“ stehen, in diesen Ordner. Wir haben gelernt, hier wird keine Antwort oder sofortige Reaktion erwartet. Lesen Sie diese Emails bei Gelegenheit, in Ruhe. Und nach einem zweiwöchigen Urlaub vielleicht sogar gar nicht, denn dann löschen Sie den Inhalt dieses Ordners ungelesen … wenn Sie möchten.

Warum dauern Termine immer eine volle Stunde?

Zu guter Letzt: Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie man bei den so oft auftretenden Termin-Marathons von mehreren einstündigen Terminen am Stück (die vielleicht noch nicht einmal pünktlich enden) zwischendurch von A nach B kommen soll, vielleicht ein Glas Wasser holen, zur Toilette gehen? Nun, es ist schlicht unmöglich. Und deshalb kommen Sie leider immer wieder mal zu einem Termin ein paar Minuten zu spät, mit einem „Sorry, der Termin zuvor …“.

Unser Tipp: Setzen Sie konsequent nur Termine an (und versuchen Sie das auch Ihren Kollegen zu empfehlen), die nur 50 Minuten dauern und zu vollen Stunden beginnen (z.B. von 14:00 bis 14:50 Uhr, statt von 14:00 bis 15:00 Uhr). Das bedeutet ein klein wenig manuelles Eingreifen in einen Termin, denn Outlook schlägt von sich aus ja gerne die kompletten halben oder ganzen Stunden vor. Aber Sie gewinnen viel: Puffer für kleine Überziehungen, ein paar Minuten Luft zwischen Terminen, weniger Zuspätkommen – und dadurch auch wieder mehr Wertschätzung für die Kollegen, die inzwischen auf Sie warten.

Diese einfachen Regeln sind leicht umzusetzen, erzielen aber einen vergleichsweise großen Erfolg. Versuchen Sie es einfach. Und erzählen Sie Ihren Kollegen davon.

– Gerhard Klose (Berater)
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