Tipp KW 39 – 2015

Bei Herausforderungen in Krisen richtig handeln

Innerhalb eines Veränderungsprozesses in Ihrem Unternehmen, speziell im Kundenservice mit in der Regel vielen betroffenen Mitarbeitern, kann es auch zu unvorhergesehenen Problemen kommen, die ein Projekt in eine Krise führen. Dieser Tipp der Woche soll zeigen, welche Ansatzmöglichkeiten für das Projektmanagement bestehen, um möglichst schnell ein Projekt wieder in ruhigere Bahnen zu führen.

In Krisen verändern sich die Spielregeln des Projektmanagements. Folgende Punkte sollten besonders beachtet werden und gegebenenfalls zügig umstrukturiert werden:

– Kontrollintensität
– Entscheidungsautorität
– Kommunikation mit Mitarbeitern

Es muss sich sichergestellt werden, dass das Projektmanagement eine hohe Kontrollintensität hat, auch wenn dies mit gelebten Strukturen und Abläufen des Unternehmens bricht (z.B. bei dezentral organisierten Unternehmen). Eine hohe Kontrollintensität ist wichtig, um eine enge Führung der Mitarbeiter zu gewährleisten, so dass Probleme direkt auf kurzem Weg diskutiert und Entscheidungen schnell getroffen werden können.

Entscheidungen sollten je nach Größe des Projekts auf eine Person oder auf einen kleinen Personenkreis eingeschränkt werden. Die Entscheidungsautorität ist folglich zentralisiert. Das hat den Vorteil, dass Entscheidungswege deutlich kürzer sind und somit schneller getroffen werden können. Eine zentralisierte Entscheidungsautorität minimiert die Gefahr eines (weiteren) zeitlichen Verzugs. Dem gegenüber steht jedoch ein Risiko, dass evtl. Fehlentscheidungen schneller greifen, als in den üblichen organisatorischen Abstimmungsprozessen.

In Krisensituationen ist die Stimmung unter den Mitarbeitern und auch bei externen Partnern oft angespannt. Für Projektmanager und die zugehörigen Führungskräfte ist es wichtig, ein Gespür für die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu entwickeln, um Vertrauen zu schaffen, Sicherheit zu vermitteln und die Motivation hoch zu halten. Dafür sollten Kommunikationswege gebündelt werden und es sollte feste Ansprechpartner geben, die einen Kommunikationsplan verwalten, damit es nicht zu widersprüchlichen Aussagen kommt. Informationen und Projektentscheidungen müssen neutral, sachlich und klar kommuniziert werden, um Spekulationen keinen Raum zu lassen. Im Allgemeinen gilt: Je genauer die Kommunikation geplant und vorbereitet ist, desto weniger Raum ist für Widersprüche und Missverständnisse.

Natürlich spielen für eine erfolgreiche Bewältigung von Krisen auch andere Faktoren eine Rolle, jedoch kommt den drei erläuterten Bereichen aus der Erfahrung eine besondere Rolle zu. Um eine Krisensituation im Projekt möglichst umgehend und effizient in den Griff zu bekommen, sollten diese Stellschrauben in jedem Fall berücksichtigt und angewandt werden. Sie bilden den Ausgangspunkt für die Ergreifung weiterer Maßnahmen, um Krisen im Projekt letztlich komplett überwinden zu können.

– Tine Schellenberg (Junior Beraterin)
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