TIPP KW 39 – 2017

Die richtige Kommunikation in Projekten

Ein sehr wichtiges Thema wird in Projekten häufig unterschätzt. Was eigentlich simpel klingt und von vielen als selbstverständlich eingestuft wird, aber einen hohen Stellenwert für den Erfolg darstellt, ist die richtige Kommunikation während eines Projektes.

Einen Großteil ihrer Zeit verbringen Projektmitglieder mit Kommunikation – z.B. bei Besprechungen mit Beteiligten und Stakeholdern, beim Austausch von diversen Information per Mail oder Anwendung der verschiedensten Tools zur Archivierung von Projektinformationen.

Mit guter Kommunikation motivieren Sie sich selbst und andere, bauen konstruktive Beziehungen auf, tauschen Informationen aus und lösen Probleme. Kommunikationsfähigkeiten und die Kunst des Zuhörens sind dabei das A und O für eine erfolgreiche Kommunikation.
Aber was sind denn nun die wichtigen Erfolgsfaktoren, die man berücksichtigen sollte?

1. Kommunikationsmanagement planen

Kennen Sie die Redewendung „Man springt nie zweimal in den gleichen Fluss“?
Genauso wird niemals das gleiche Projekt zweimal durchgeführt und es wird keine zwei Projekte geben, die identische Anforderungen haben.

Sie sollten deshalb folgende Faktoren vor dem Beginn des Projektes klären.

  • Wer (welcher Stakeholder) braucht Informationen?
  • Welche Informationen benötigt er?
  • Wie werden die benötigten Informationen eingeholt und archiviert?
  • Wann und wie oft benötigt er die Informationen?
  • In welcher Form (schriftlich, mündlich, per Telefon, E-Mail oder persönlich) erhält er die Information?
  • In welchem Format erhält er die Informationen?

2. Wahl des richtigen Kommunikationsweges

Die richtige Mischung macht den Erfolg aus. In vielen Projekten geht der persönliche Austausch aufgrund von Zeitmangel und erhöhtem Arbeitspotenzial verloren. Da werden dann enorm viele Emails verfasst in der Hoffnung, dass man alle Beteiligten informiert hat, aber ein Austausch bleibt trotzdem auf der Strecke, da viele Teilnehmer selbst die aufkommende E-Mail-Flut nicht bewältigen können oder nicht mehr zwischen den Wichtigkeiten einzelner E-Mail unterscheiden und diese schlichtweg nicht beantworten.

Gibt es Dokumente, bei denen ein hoher Erklärungsbedarf notwendig ist, sollte man diese nicht einfach an viele Teilnehmer versenden, sondern vielleicht auf eine Videokonferenz z.B. per Skype den Inhalt teilen und direkt mit den Teilnehmern durchführen und aufkommende Fragen beantworten.

Bei Dokumenten, die einen hohen Pflegeaufwand bedeuten und sich in ihrem Inhalt
ständig ändern, sollten sie über Ablagemöglichkeiten nachdenken, bei denen alle Teilnehmer Zugriff z.B. auf einen SharePoint haben, um hier jeweils das richtige Dokument mit dem aktuellen Informationsstand zur Verfügung zu haben.

3. Besprechungen richtig durchführen

Besprechungen und Meetings sind in einem Projekt zwingend nötig, um Lösungen zu entwickeln, Gruppenkonsens zu erreichen oder Informationen zu verteilen.
Damit Besprechungen erfolgreich ablaufen, sollten sie folgende Regeln beachten:

  • Nur so viele Besprechungen wie nötig einberufen
  • Für jede Besprechung einen Moderator bestimmen
  • Besprechungsregeln festlegen
  • Zweck der Besprechung festlegen und sicherstellen, dass jeder Teilnehmer ihn kennt.
  • Besprechung gut vorbereiten, eine Agenda mit Tagesordnungspunkten festlegen.
  • Benötigte Unterlagen an alle Mitglieder möglichst im Vorfeld verteilen.
  • Aktive Beteiligung der Besprechungsteilnehmer einfordern
  • Nicht zu viele Teilnehmer einladen, nur diejenigen, die wirklich vom Thema betroffen sind.

4. Kommunikation steuern

Hier gilt, wie diese Steuerung und Überwachung durchgeführt wird, hängt ganz vom Projekt ab. In jedem Projekt muss es ein Informationsmanagementsystem geben. Das kann eine Ablage (SharePoint) innerhalb des Firmennetzwerkes sein, auf den die Projektmitglieder zugreifen können oder eventuell Softwaresysteme, über die Informationen gespeichert, Verläufe festgehalten und Berichte generiert werden.
Unabhängig davon, wie ein Informationssystem ausgestattet ist, muss es jedoch Informationen über den geplanten und tatsächlichen Projektfortschritt und den Entwicklungsstand der Liefergegenstände liefern.

Wichtig ist es in allen Fällen, regelmäßig zu überprüfen, ob der dort abrufbare Informationsstand der richtige ist und eine Anreicherung der Informationen von allen Beteiligten auch gelebt wird. Fordern Sie hier direkt einzelne Projektbeteiligte auf, ihren Anteil an Informationen regelmäßig zu liefern.

Wenn diese grundlegenden Faktoren beherzigt werden, lässt sich viel Aufwand aufgrund mangelnder Informationen, unnötiger Nachfragen und wegen Missverständnissen vermeiden und auch Ihr nächstes Projekt kann erfolgreich durchgeführt werden.

– Udo Ociepka (Berater)
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