Tipp KW 39 – 2018

Stehen bleiben oder mit der Zukunft gehen?

Jedes Workforce Management Team steht für ein Ziel: Jeder Mitarbeiter (Agent) soll zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort (Skill) verplant werden. Um dies zu erreichen, wird durch Einsatz von Personal und einem WFM System viel Geld investiert.

Um Kosten zu sparen und die geforderten Ziele möglichst kosteneffizient zu erreichen, ist oft der erste Ansatz, den Personalstamm durch eine hohe Automatisierungsrate mittels WFM Systemen zu verringern.

Ein sich dadurch ergebender Faktor für die Kosten des WFM Systems wird meist übersehen und nicht beachtet. Unabhängig davon, um welches WFM Tool es sich handelt, gibt es die Möglichkeit, bei gleichbleibender Qualität und Leistung Geld zu sparen.

Auch wenn es bei immer mehr Kunden Gehör findet, ist sie bei vielen Unternehmen weiterhin ein No Go. Die Cloud!

Fast jedes WFM Tool auf dem Markt bietet sowohl eine On Premise als auch eine Cloud Lösung an oder setzt sogar nur noch auf Cloud.

Aber welchen Vorteil bringt ein Wechsel in die Cloud?

Kommen wir wieder zurück zu den Kosten.

Der feine, aber durchaus interessante Unterschied zwischen On Premise und Cloud liegt bei den Installations- und Wartungskosten für das jeweilige WFM Tool. Je nach Tool kann auch die Lizenzgebühr der Cloud-Variante günstiger als eine On Premise Lösung sein.

In großen Unternehmen ist oft ein eigenes IT Projekt vonnöten, um eine reibungslose und sichere Nutzung eines WFM Systems zu gewährleisten. Zum reinen Personalaufwand innerhalb der IT kommen noch weitere Kosten wie Servergebühren, Durchführung von Updates oder Server-Umzüge hinzu. Nicht zu vergessen, auch das IT-Team muss für das System und die benötigte Systemumgebung zunächst geschult oder eingearbeitet werden.

Je nach Größe des Unternehmens und der eingesetzten Mitarbeiter stellen allein diese Kosten eine beachtliche Summe dar, die es kritisch zu hinterfragen gilt.

Neben dem Kostenfaktor bietet eine Cloud-Variante noch weitere Vorteile:

Skalierbarkeit:
Bei den meisten On Premise Lösungen wird für einen bestimmten Zeitraum eine fixe Anzahl an Lizenzen erworben. Sobald das Unternehmen wächst oder kleiner wird, muss diese Zahl angepasst werden. Bei einem Wachstum muss dazu auch eine Vergrößerung der Hardwarestruktur in Betracht gezogen werden.

Eine Cloud-Variante passt sich durch ein in der Regel flexibles Lizenzmodell auf Ihr Wachstum an. Auch bei einer kurzfristigen Erhöhung der Mitarbeiter steht das System dafür bereits zur Verfügung. Ein gutes Beispiel dafür sind saisonale Schwankungen der Mitarbeiter aufgrund eines Saisongeschäfts.

Sicherheit/Datenschutz:
Der Mythos „fehlende Datensicherheit“ hält sich weiter hartnäckig, ist aber unbegründet. Viele Unternehmen sind bereits in die Cloud gewechselt. Darunter Banken und Versicherungen.

Ein Beispiel: Bei einer On Premise Lösung muss beim Einloggen auf einem WFM Tool die Unternehmensfirewall entsprechend konfiguriert und geöffnet werden. Dies stellt ein Sicherheitsrisiko dar. Bei einer Cloud-Variante entfällt diese Sicherheitslücke komplett.

Mitarbeiterzufriedenheit:
Auch beim Thema Mitarbeiterzufriedenheit wirkt sich der Wechsel in die Cloud positiv aus. Dies gilt sowohl für Agenten als auch für Teamleiter, Planer, Projektleiter etc., da alle mittels Cloud unkompliziert auf das WFM Tool zugreifen können. Für die Agenten spiegelt sich dies meist beim Thema Wünschen, Tauschen oder dem Einsehen des Schichtplans von zu Hause aus wider. Ein Planer kann bei entsprechender Unternehmensrichtlinie im Home-Office arbeiten und dennoch auf alle relevanten Daten zugreifen. Bei einer On Premise Lösung wird dafür erneut ein Aufwand im Sinne von Firewall Regeln etc. erzeugt.

Stellen Sie sich die Frage: „Bietet mein WFM Anbieter eine Cloud Lösung an?“ Und wenn ja, welche Vorteile ergeben sich daraus? Stellen Sie dazu eine Kostengegenüberstellung zwischen der On Premise und Cloud-Version auf, um einen weiteren Faktor für einen möglichen Wechsel betrachten zu können.

Eruieren Sie alle Vor- und Nachteile für einen möglichen Wechsel in die Cloud, um für die Zukunft gerüstet zu sein.

– Stefan Krankemann (Berater)
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