Tipp KW 41 – 2018

Gutes Cut-Over-Management in Projekten – wie wichtig es ist und wie es greifbar wird.

Bei der Durchführung von systemrelevanten IT-Projekten ist eine umfassende Projektplanung ein absolutes Muss, damit es zum gewünschten Ergebnis und dem damit verbundenen Erfolg kommt.

Sie kennen es bestimmt aus eigenen Projekten, in denen es, getrieben durch einen verantwortlichen Projektleiter, eine Vielzahl von Aktionen gibt, die innerhalb eines Projektverlaufes zu erledigen sind. Angefangen von der Projektorganisation, Festlegung des Projektumfanges, Definition der Projektziele, Aufnahme der Geschäftsprozesse bis hin zur Steuerung sämtlicher notwendiger Projektschritte, die zu einem Projektabschluss notwendig sind.

Innerhalb des Projektabschnittes gibt es allerdings eine Phase, in der es sehr intensiv um die Bereitstellung von neuen Systemumgebungen geht, die sehr häufig bestehende Systeme ablösen oder sogar erweitern. Innerhalb dieser Phase ist eine tiefe und detailreiche Planung extrem wichtig und kann in vielen Fällen nicht alleine vom Projektleiter geleistet werden.

Genau aus diesem Grund ist ein konsequentes Cut-Over-Management notwendig und extrem wichtig.

Dieses muss von Anfang an in die Projektorganisation eingebunden werden. In jedem Fall sollte der Cut-Over-Manager immer direkt an die Projektleitung berichten. In der eigentlichen Cut-Over-Phase, also dem Go-live, ist das Cut-Over-Management dann ohnehin Aufgabe der Projektleitung.

Neben der organisatorischen Einbindung ist auch die terminliche Einbindung zu bedenken. Es sollte so rechtzeitig mit der Cut-Over-Planung begonnen werden, so dass der letzte Integrationstest als Cut-Over-Test durchgeführt werden kann. Das bedeutet, dass man beim Aufbau der Systemlandschaft alle Aktivitäten durchführt, die auch für den eigentlichen Cut-Over erforderlich sind.

Die meisten Projekte sind nach Bereichen, Aufgaben oder Prozessen eingeteilt und beinhalten somit einzelne Teilprojekte, die von den jeweiligen Teilprojektleitern verantwortet werden.  Das Cut-Over-Management ist eine Querschnittsaufgabe und muss alle Teilbereiche berücksichtigen und mit einbeziehen.

Im Wesentlichen sammelt das Cut-Over-Management die Aufgaben der einzelnen Teilprojekte, bringt sie in eine Reihenfolge, erstellt den Cut-Over-Plan und wickelt ihn ab. Da das Cut-Over-Management die zu implementierenden Prozesse und Funktionen nicht im Detail kennt, ist es auf Unterstützung der Teilprojekt-Teams angewiesen. Jedes Teilprojekt-Team muss daher ein Mitglied stellen, das das Thema Cut-Over innerhalb des Teilprojekts koordiniert und der primäre Ansprechpartner für das Cut-Over Management ist. Dies kann auch der Teilprojektleiter selbst sein.

Den zeitlich richtigen Einsatz eines Cut-Over-Managements erläutere ich an folgendem Beispielprojekt, das in fünf Phasen eingeteilt ist.

Phase 1

Die erste Phase dient der Projektorganisation und der Ermittlung des Projektumfanges sowie der Definition von klaren Projektzielen. Ebenso werden klare Entscheidungen getroffen. Z. B. was mit den Altsystemen passiert und welche Daten migriert werden.

Phase 2

In Phase 2 werden die vorhandenen Prozesse und Funktionen analysiert, Sollprozesse und Anforderungen definiert und simultan das Customizing im Bereich Systemumgebung, Schnittstellen und Prozesse durchgeführt.

Phase 3

Mit der Cut-Over-Planung sollte in der dritten Phase begonnen werden. In dieser Phase werden alle relevanten Schritte und Abhängigkeiten festgelegt. Die Hauptaufgabe beim Cut-Over besteht darin, ein sogenanntes Drehbuch zu schreiben, dass den gesamten Übergang vom alten zum neuen System beschreibt. Es empfiehlt sich daher, nun eine (Excel-)Liste anzulegen, um darin die notwendigen Aktivitäten zu sammeln. Dies markiert quasi den Startpunkt der eigentlichen Cut-Over-Planung. Sie sollte vor allem die Spalten Erfasser (wichtig für Nachfragen), Themenbereich (entsprechend der Gliederung des Cut-Over-Plans), Team oder Teilprojekt, Abhängigkeiten (Vorgänger/Nachfolger der Aktivität), Dauer sowie den zuständigen Bearbeiter und dessen Vertreter enthalten. Auf Basis einer solchen Liste erstellt der Cut-Over-Manager den Cut-Over-Plan.

Phase 4

Diese Phase ist diejenige mit dem größten Einsatz des Cut-Over-Managements. Der Cut-Over-Plan wird detailliert ausgearbeitet und notwendige Maßnahmen werden abgestimmt. Hierzu gehören die Erstellung eines Notfallkonzeptes inklusive Fallback-Plan, Backup- und Archivierungskonzept, Migrations- /Datenbereinigungskonzept und Anlauf-/Cut-Over-Plan, Schulungskonzept und Wissenstransfer. Zum Abschluss wird der Cut-Over durchgeführt.

Phase 5

In der letzten gibt es keine großen Cut-Over-Aktivitäten. Gegebenenfalls werden hier noch Daten migriert, die für den Go-live nicht relevant sind, oder der Rückbau der Altsysteme wird abgewickelt. Diese Phase befindet sich im Produktivbetrieb nach dem Cut-Over. In dieser Zeit wird der notwendige Support geleistet und Optimierungsmaßnahmen vollzogen.

Fazit:

Es ist zu erkennen, dass genau in den Projektphasen 3 und 4 ein erheblicher Mehraufwand entstehen kann, der vom Projektleiter alleine nicht geleistet werden kann und somit eine zusätzliche Ressource in Form eines Cut-Over-Managers notwendig ist.

– Udo Ociepka (Berater)
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