Tipp KW 46 – 2018

Disziplin in der Meetingkultur – kann nicht nur Ihre Kosten senken, sondern auch die Wertschätzung unter KollegInnen erhöhen.

Kennen Sie das auch? Sie sitzen in der Arbeitswoche zum wiederholten Mal in einem Meeting mit mehr oder weniger bekannten Gesichtern und wissen weder genau worum es geht, noch was Ziel dieses Meetings ist? Denn das wird weder aus der Einladung ersichtlich, noch aus anderen Vorabinformationen per Mail, falls Sie welche erhalten haben. Haben Sie sich schon mal überlegt, von diesen Meetings fernzubleiben oder was Sie in dieser Zeit hätten alles tun können? Dann geht das Ihnen nicht allein so.

Laut einem bereits vor einigen Jahren erschienenen Bericht des Handelsblattes verbringen Top-Manager etwa zwei Drittel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, das mittlere Management rund 50 Prozent und Führungskräfte der 1. und 2. Ebene immerhin noch ein Viertel ihrer Zeit.

Lassen Sie uns diese Fakten als auch noch heute geltend annehmen und an zwei konkreten Beispielen verdeutlichen:

Beispiel 1:

Ein gutes, im Markt etabliertes, mittelständiges Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern und 400 Führungskräften, davon 25 im Top Management, 100 im mittleren Management und 275 auf der 1. und 2. Ebene.

Rechnen wir diese Verteilung bei einer 40 h Woche einmal um in EURO:

Top Management:
25 mal 26,7 h/Woche = 667,5 h/Woche mal 4 = 2.670 h/Monat
Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 150 € ergibt das 400.500 €/Monat.

Mittleres Management:
100 mal 20 h/Woche = 2.000 h/Woche mal 4 = 8.000 h/Monat
Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 65 € ergibt das 520.000 €/Monat.

Führungskräfte der 1. und 2. Ebene:
275 mal 10 h/Woche = 2.750 h/Woche mal 4 = 11.000 h/Monat
Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 30 € ergibt das 330.000 €/Monat.

Das bedeutet, dass dieses Unternehmen 1.250.500 €/Monat oder etwas mehr als 15 Mio. €/Jahr für Führungskräfte in Meetings investiert.

Beispiel 2:

Mittelständiges Dienstleistungsunternehmen mit 400 Mitarbeitern, davon 5 im Top Management, 10 im mittleren Management und 10 Führungskräfte der 1. und 2. Ebene.

Top Management:
5 mal 26,7 h/Woche = 133,5 h/Woche mal 4 = 534 h/Monat
Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 110 € ergibt das 58.740 €/Monat.

Mittleres Management:
10 mal 20 h/Woche = 200 h/Woche mal 4 = 800 h/Monat
Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 45 € ergibt das 36.000 €/Monat.

Führungskräfte der 1. und 2. Ebene:
10 mal 10 h/Woche = 100 h/Woche mal 4 = 400 h/Monat
Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 25 € ergibt das 10.000 €/Monat.

Das bedeutet, dass dieses Unternehmen 104.740 €/Monat oder etwas mehr als 1.2 Mio. €/Jahr für Führungskräfte in Meetings investiert.

Zu den vorgenannten Berechnungsbeispielen wirken sich zusätzliche Reisekosten und Reisezeiten für Unternehmen mit mehreren Standorten (national oder international) kostensteigernd aus, vor allem wenn Führungskräfte zu zentralen Meetings eingeladen werden, um persönlich vor Ort zu sein.

Zugegeben, nicht alle Unternehmen meeten in diesen Größenordnungen, aber rechnen Sie es einmal beispielhaft für Ihr Unternehmen durch. Sie werden feststellen, dass auch für Ihr Unternehmen nicht ganz unerhebliche Summen zustande kommen.

Aber natürlich werden Meetings in Unternehmen aus verschiedenen Motivationen nach wie vor gebraucht und sollten auch nicht abgeschafft werden, jedoch sollen die Beispiele Ihnen verdeutlichen, wie kostenintensiv diese Abstimmungen sind und wie wichtig eine hohe Disziplin in der Meetingkultur ist bzw. sein kann.

Machen Sie sich also mit der Meetingkultur in Ihrem Unternehmen vertraut und führen Sie verbindliche, transparente und mit klaren Zielsetzungen versehene Meetings ein bzw. schaffen Sie „sinnlose Laberrunden“ ab. Je konkreter die Besprechungsziele formuliert sind, desto schneller findet sich meist eine Lösung.

Achten Sie hierbei darauf, dass

a) nur die notwendigen Teilnehmer eingeladen werden
b) aus der Agenda hervorgeht was besprochen werden soll und diese mit der Einladung versendet wird
c) die Zielsetzung des Meetings klar und benannt ist
d) ein Ergebnisprotokoll erstellt, versendet und nachgehalten wird
e) wenn Power Point verwendet wird, die Präsentation maximal 5 Seiten enthält
f) Laptops und Smartphones ausgeschaltet oder erst gar nicht ins Meeting mitgebracht werden dürfen

Sie werden sehen, dass bei Beachtung oben genannter Punkte Ihre Meetings nicht nur effizienter und fokussierter werden, sondern auch mehr businessrelevanter Output erzeugt wird.

Und neben der Wertschätzung derjenigen, die ein Meeting organisieren und durchführen, sparen Sie am Ende des Tages Zeit und damit auch Geld!

– Markus Müller (Senior Berater)
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