Tipp KW 47 – 2015

Change Management – häufig vernachlässigt

In der heutigen Zeit werden die meisten Projekte zur Einführung neuer Software aus der IT dominiert. Das hat häufig zur Folge, dass der Fokus in den verschiedenen Phasen des Projektes auf die Anforderungen und Restriktionen dieses Bereiches gesetzt wird und andere Bereiche zu wenig einbezogen werden. In diesem Tipp der Woche soll dabei explizit auf das Change Management als eine der letzten Projektphasen eingegangen werden.

Insbesondere im Change Management ist es wichtig, möglichst alle Mitarbeiter der betroffenen Bereiche in einer angemessenen Weise „abzuholen“. Hier geht es schließlich um die Zielgruppe, die in Zukunft möglichst gut und effizient arbeiten soll. Geschieht dies nicht ausreichend, so ist diese Hauptzielgruppe einer neuen Lösung nicht vorbereitet und es entstehen Irritationen, die in der Folge meist einen deutlich größeren Aufwand erzeugen, da ggf. größere Hürden überwunden werden müssen.

Welche Möglichkeiten gibt es aber, um die Mitarbeiter ausreichend abzuholen und wie groß sollte der Umfang gewählt werden? Diese Fragen muss für jedes Projekt individuell mit den Führungskräften der betroffenen Bereiche abgestimmt werden. Diese können in der Regel gut einschätzen, wie groß die Implikationen der Einführung / Änderungen auf die Mitarbeiter sind und welche Mittel im Change Management idealerweise eingesetzt werden sollten.

Gängige Mittel sind bei einfachen, kleinen Projekten natürlich die Information der Mitarbeiter per Mail oder über einen Artikel im Intranet oder genutzten Wissenstool. Sind die Informationen für neue Mitarbeiter relevant, sollte auf jeden Fall ein Medium gewählt werden, das die Information nicht nur flüchtig zur Verfügung stellt.

Für aufwändigere Themen können zum Beispiel Präsentationen oder kleine Schulungsvideos eingesetzt werden, die den Umgang mit einer neu einzuführenden Software näher bringen können. Diese Form der Vermittlung bindet deutlich weniger Kapazitäten, als eine persönlich durchgeführte Schulung, es kann damit aber auch kein direktes Feedback der Mitarbeiter angenommen und darauf eingegangen werden.

Die aufwändigste, aber auch direkteste Form ist die persönliche Schulung der Mitarbeiter in Form einer persönlich durchgeführten Präsentation, einer Schulung mit Einsatz eines Rechners für jeden Mitarbeiter oder die Durchführung eines Workshops gemeinsam mit den betroffenen Kollegen. Im Nachgang sollte auch hier eine Dokumentation für den Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden, in der alle besprochenen Punkte nachvollzogen werden können. Bei dieser Form ist der große Vorteil, dass ein direktes Feedback der Teilnehmer ankommt und gegebenenfalls entstehende Unsicherheiten sofort geklärt werden können. Zusätzlich können hier bei Bedarf sogar noch letzte notwendige Veränderungen mitgenommen werden, die von den Verantwortlichen der Fachbereiche in der Projektdurchführung bisher nicht beachtet wurden, für die Arbeit aber relevant sein können.

Sollte das Change Management korrekt durchgeführt sein, so weiß jeder betroffene Mitarbeiter spätestens zur Inbetriebnahme / zum Wechsel:

• was sich verändert hat / was neu hinzukommt
• wann die Veränderungen wirksam werden
• welche Auswirkungen für den Fachbereich und ihn persönlich entstehen
• wo Informationen zum Vorgehen nachgehalten werden
• wer bei Fragen angesprochen werden kann

Bei gut informierten und motivierten Mitarbeitern steigen die Chancen für einen erfolgreichen Projektabschluss. Unterlässt man das Change Management ist damit zu rechnen, dass Irritationen und Unkenntnis entstehen, die einen geordneten Arbeitsablauf stören, dadurch Unproduktivitäten hervorbringen und unzufriedene Mitarbeiter. Probleme, die sich mit Planung und Kommunikation vermeiden lassen.

– Sven-Ole Klinge (Berater)
junokai

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